2.01 COMMANDES CLIENTS

  2.01.01 ARTICLES

Ce formulaire permet de faire la gestion des articles :
   - Les descriptions ( nom, compte d'imputations comptables, ...),
   - La gestion de stock (stock dépôt, commande fournisseur, commande client, code intrastat, emplacement         de stockage...).
   - La gestion des tarifs d'achat et de vente.
   - Les propriétés et libellés.
   - L'illustration en image.

En vue de faciliter l'encodage de vos factures,  il est possible d'introduire une série de produits dans ce formulaire, chaque produit est répertorié suivant un code ou un n° d'article.

Une désignation vous permet d'expliciter la nature du produit, utilisez un maximum des caractères minuscules afin d'éviter  la troncature de votre texte lors de l'impression.

Une table des codes d'imputations vous permet de ventiler en comptabilité vos factures suivant le type d'article.

Introduisez vos nouveaux produits en appuyant sur le POUSSIN, complétez vos informations et appuyez sur le V VERT

Premier écran:  Description

N° D'ARTICLE

Il s'agit du code de recherche de l'article, celui-ci sera de 15 caractères ou chiffres, maximum.  Il doit bien sûr, être unique dans votre fichier article.

DESIGNATION

La désignation apparaît sur vos factures, soyez clair et concis.
Utilisez des minuscules car votre système se sert de caractères de type proportionnel, un caractère minuscule prend moins de place qu'un caractère majuscule.

DESCRIPTIO (Repris dans l’Offre Client)

Cette zone de texte offre la possibilité de faire une remarque ou d'écrire une note, une description détaillée concernant l'article.

Par exemple, pour un article dont la désignation est "Cuisine équipée MEGALUXE", vous pouvez utiliser cette zone pour noter les équipements électroménagers, les accessoires, les cadeaux promotionnels inclus…

Ce mémo vient automatiquement dans tous les documents clients.

CODE LIBELLE

Ce code permet d’utiliser un libellé d’article différent. Il est en relation avec le code libellé du formulaire Clients.
L’utilisation la plus fréquente étant la langue.

Par exemple : un article « robe » aura :

Code      Libellé
-------------------------------------------
A            dress
D             kleid

LIBELLE

Libellé attaché au code.

DEPARTEMENT

Cette zone permet de spécifier le département auquel appartient l'article.

Pour afficher la liste des départements, il suffit de cliquer sur la flèche.  Pour choisir un département dans la liste proposée, cliquer simplement sur son nom.
Vous pouvez aussi utiliser les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR ou double-cliquer pour passer à la table DEPARTEMENT.

Remarque:
Le fait de regrouper les articles en famille et en département permet d'accélérer les recherches.

FAMILLE

Cette zone permet de spécifier la famille à laquelle appartient l'article.
Pour connaître les familles, il suffit de cliquer sur la flèche pour faire apparaître la liste.  Pour choisir une famille dans la liste, cliquez sur la famille en question.
Utilisez aussi les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR ou double-cliquez pour rechercher les familles dans la table FAMILLE.

Voici un exemple de structure des articles en famille et département:

Département:  Sport
Famille:  Vélo Hommes       Famille: Vélo Dame
Articles: 10455 (Vélo H Sport)           10555 (Vélo D Sport)
                10456 (Vélo H VTT)            10556 (Vélo D VTT)
                10457 (Vélo H Country)      10557 (Vélo D Country)

IMPUTATION VENTE

Il vous permet d'associer,via un code d’imputation, un compte général de ventes (commençant par 7) à cet article.  La comptabilisation des factures mettra à jour le compte sélectionné.
Vous pouvez utiliser le SWITCH-DEPART-RETOUR (zone rouge) pour créer ou modifier vos codes d’imputations de vente.

CODE TVA VENTE

Il s'agit ici du code de TVA déterminant le taux de TVA habituel de l'article, cette table est utilisée également pour la comptabilité.

PRIX DE VENTE TARIF DE BASE

Cette zone est réservée pour afficher le prix de vente standard de l'article.

UNITE DE VENTE

Elle est réservée pour définir l'unité de base de l'article (tonne, kilogramme, mètre, carton, pièce…)
Pour accéder à la liste des unités existantes, cliquez sur la flèche.  Pour en choisir une, cliquez sur l'unité.
Pour rechercher, modifier ou ajouter des unités, utilisez aussi les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR ou double-cliquez sur la zone.

PRIX AVEC DECIMALES

Cette option permet de déterminer si oui ou non les prix de vente et d'achat TVAC calculés comportent des décimales.  Le nombre de décimales visibles est défini dans les paramètres commerciaux.

Pour lancer le calcul de ces prix, il faut cliquer sur le bouton CALCUL.

CALCUL

En cliquant sur ce bouton, vous lancez le calcul automatique des différents prix (achat, vente) et la marge bénéficiaire.

PRIX DE VENTE TVAC

Cette zone est réservée pour afficher le prix de vente TVA comprise.
Le taux de TVA de vente affiché (à gauche) correspond au code de TVA.

AJOUT

(Cfr. paragraphe 2.01.02.03)

Deuxième écran: Options

ARTICLE REMPLACE PAR

Vous pouvez indiquer ici le numéro d'un article qui remplace l'article courant.
Par exemple: un modèle de chaussure de sport A est remplacé (car on n'en fabrique plus) par un modèle B.  Indiquez ici le numéro d'article du modèle B.
Cette zone permet donc d'avoir une idée de l'existence ou non de l'article et vous pouvez proposer le nouvel article au client en lui signalant que l'ancien n'existe plus.

ARTICLE DE SUBTITUTION

Cette zone permet d'encoder un article qui pourrait substituer l'article courant (en cas de rupture de stock de l'article principal par exemple).

Par exemple, une table de jardin B peut substituer une table de jardin A car elles ont la même forme, la même mesure, la même couleur, la même matière, et presque le même prix.
Bref, B est un article de substitution valable de l'article A car B possède tous les caractéristiques de A à quelques détails près.  Il va sans dire que ces différences, si elles existent, sont mineures et ne constituent pas un obstacle pour la commande du client.

L'existence des articles de substitution permet souvent de garder votre part de marché.  N'oubliez pas d'y penser !

APPLIQUER TAXE

Cochez cette case pour appliquer des taxes articles que vous définissez dans l’écran adjacent.  Ces taxes sont fonction de la catégorie TVA du client auquel vous facturez cet article et fonction du code taxe préalablement défini dans les paramètres.

STRUCTURE

Spécifiez dans cette zone la structure à laquelle appartient l'article.  Ces structures doivent être préalablement définies dans le Menu PARAMETRES

TYPE D'ARTICLE

Vous pouvez définir un article statistique qui  permet, lors de l’effacement d’un article réel, à réaffecter les statistiques de ventes et d’achats.

CODE INTRASTAT

Cette zone permet de préciser un code intrastat de l'article.

Pour connaître les différents codes existants, utilisez les SWITCH-DEPART-RETOUR  prévus dans la barre d’outils ou cliquez deux fois sur la zone.

FACTEUR UNITE SUPPLEMENTAIRE

On peut indiquer ici un facteur unité supplémentaire.  Pour certaine marchandise, cette information d'unité supplémentaire est nécessaire dans la déclaration de l’Intrastat.
Par exemple, on peut vendre ou acheter le blé avec l'unité principale en kilo et l'unité supplémentaire en tonne.

POIDS EN KILO

Elle permet de donner le poids en kilogramme d'un article.
Cette information est utile pour calculer le frais de livraison par exemple.

IMAGE

Cette zone OLE permet d'afficher une illustration en image de l'article.

ASSEMBLAGE (BOUTON)

Ce bouton permet de passer à l'écran d'assemblage.

Vous pouvez créer votre article assemblé à partir des autres articles, et affecter à l'article assemblé les prix de vente, d'achat, de revient...

ASSEMBLAGE (CASE A COCHER)

Cette case à cocher permet de définir si l'article est du type assemblé (à partir d'autres articles) ou pas.

Troisième écran:  Statistiques

Cet écran vous présente les statistiques d’achats et de ventes pour l’article sur deux années civiles.  Elles sont mises à jour par la « Gestion de Stock » « Maj Stat Mois Article » en fonction de la date de votre PC pour l’année en cours et l’année précédente.

Quatrième écran:  Unité

Cet écran permet de gérer les unités supplémentaires de gestion de l’article.  Exemple :  L’article est stocké en pièce, vendu en carton de 6 pièces et acheté en cartons de 12 pièces.

UNITE SUPPLEMENTAIRE PAR DEFAUT

Unité qui sera toujours utilisé en premier dans la saisie de tous documents clients ou fournisseurs.  Cette unité doit exister dans la liste des unités présente dans l’écran du dessous.

ABREVIATION

Vous permet de spécifier un compte général d'achat (commençant par 6) associé à cet article.  La comptabilisation des factures fournisseurs mettra à jour le compte sélectionné.

CLEF D’ACCES OU BARCODE

Vous permet de spécifier le code à barres de l’article dans cette unité spécifique.

MEMO

Cette zone de texte offre la possibilité de faire une remarque ou d'écrire une note, une description détaillée concernant l'article dans cette unité spécifique.

DECIMALE

Nombre de décimales conservées lors de l’application du fcateur multiplicateur ou diviseur ent re l’unité de stockage et l’unité secondaire.

UNITE

Elle est réservée pour définir l'unité dans laquelle est suivi le code unité secondaire de l'article.
Pour accéder à la liste des unités existantes, cliquez sur la flèche.  Pour en choisir une, cliquez sur l'unité.
Pour rechercher, modifier ou ajouter des unités, utilisez aussi les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR ou double-cliquez sur la zone.

FACTEUR AVEC UNITE DE BASE

Coéfficient multiplicateur ou diviseur avec l’unité de base de l’article.

FACTEUR MULTIPLICATEUR OU DIVISEUR

Valeurs possibles M ou D.
Si le coéfficient entre l’unité secondaire et l’unité de base de l’article est 5, « S » unité de stock et « P » unité secondaire :
- M :  1 P = 5 * 1 S    ou     1 S = 1 P / 5
- D :  1 P = 1 S / 5     ou     1 S = 1 P * 5

FACTEUR FLOU

Cochez cette case autorisera une tolérance dans la conversion entre les deux unités, exprimée par le facteur de tolérance.

FACTEUR TOLERANCE

Pourcentage de tolérance dans la conversion entre les deux unités.

Cinquième écran: Tarifs Ventes

Cet écran permet de siaisr et visualiser les différents tarifs articles applicables à cet article.

CODE TARIF ARTICLE

Cette zone permet de choisir un code de tarif pour l'article.
Vous pouvez par exemple utiliser ce code pour différencier les tarifs des revendeurs de ceux des utilisateurs finaux.

Utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR pour rechercher, ajouter ou modifier un code de tarif.
Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche pour faire apparaître la liste des codes disponibles.

VALEUR

Le prix de vente lié à ce type de tarif.

QUANTITE MINIMUM

C'est la quantité minimum d'un article qui est nécessaire pour pouvoir le vendre au tarif spécifié dans la zone N° TARIF.

Par exemple, si vous avez défini un code de tarif relatif à la quantité, vous indiquez  ici la quantité minimum à laquelle on peut appliquer le tarif.

Sixième écran: Stock

Cet écran permet de visualiser tous les paramètres en rapport avec l’état du stock de l’article dans les divers dépots dans lequel il peut être présent.

EMPLACEMENT PRINCIPAL

Elle permet d'indiquer un endroit de l'entrepôt ou du magasin, où l’on  stocke habituellement l'article.

Par exemple : l'article est entreposé à la rangée 3 colonne 74.  On peut alors donner l'emplacement.
                EMPLACEMENT                DESIGNATION
                3/74        rangée 3 colonne 74

Pour rechercher un emplacement, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR de la barre d'outils ou cliquez sur la flèche.

Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche pour visualiser les emplacements existants et en choisir un.

STOCK MINIMUM

On précise ici une quantité minimum de l'article, à avoir en stock.
Elle permet d'activer la procédure de commande au fournisseur en comparant bien sûr aux commandes en cours (clients et fournisseurs).
Une prévision de ce genre permet d'éviter les ruptures de stock  ou au moins de diminuer les délais de livraison trop longs à supporter.

CONSULTATION MOUVEMENTS

Ce bouton permet de consulter les différentes informations comme: les mouvements de stock de l'article, les commandes clients en cours, et les commandes fournisseurs en cours ...

MOUVEMENTS DE STOCK

Ce bouton permet d’effectuer un correctif sur le stock principal de l’article.

BARCODE

Elle affiche trois codes à barres différents avec lesquels l’article peut être référencer.

Septième écran: Achats

Cet écran permet de saisir et visualiser les différents paramètres de l’article dans sa phase de fourniture, de même que certains paramètres de marge et de prix.

DERNIER PRIX ACHAT

Cette zone est réservée pour afficher le prix d'achat le plus récent de l'article.

FRAIS SUR ACHAT

On peut indiquer ici tous les frais accessoires relatifs à l'achat de l'article.
Un exemple type de frais : le frais de transport.

CODE TVA ACHAT

C'est le code de TVA lié à l'article lors d'un achat.  Ce code est utilisé également dans la comptabilité.

FOURNISSEUR HABITUEL

Vous pouvez donner ici le numéro de référence du fournisseur.

Dans le cas d'un article fourni par plusieurs fournisseurs, choisissez le plus habituel car ce numéro de référence sera proposé par défaut dans les commandes fournisseurs.  Il est bien sûr possible de le changer si vous décidez de commander l'article chez un autre fournisseur.

Pour la recherche, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR  ou double-cliquez sur la zone pour passer à la table Fournisseur.

IMPUTATION ACHAT

Vous permet de spécifier, via un code d’imputation, un compte général d'achat (commençant par 6) associé à cet article.  La comptabilisation des factures fournisseurs mettra à jour le compte sélectionné.

Vous pouvez utiliser le SWITCH-DEPART-RETOUR (zone rouge) pour créer ou modifier vos codes d’imputations.

N° FOURNISSEUR

Encodez ici le numéro de référence du fournisseur.
Pour rechercher ce numéro, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

NUMERO ARTICLE FOURNISSEUR

Il est affiché ici le numéro de référence de l'article du fournisseur.

NOM ARTICLE FOURNISSEUR

Cette zone contient le nom de l'article du côté de votre fournisseur.

ABREVIATION UNITE D’ACHAT

Il s’agit de l’abraviation d’une unité précisée dans les unités de l’article permettant de faire la relation entre le conditionnement fournisseur et le votre.  Si ce conditionnement est le même, ne le précisez pas.
Pour accéder à la liste des abréviations, cliquez sur la flèche.

DELAI DE LIVRAISON EN JOURS

Cette zone permet d'indiquer un délai (en nombre de jours) de livraison du fournisseur.

SUGGESTION DE COMMANDE EN UNITE D’ACHAT

On peut suggérer une quantité de commande pour l'article de façon à obtenir un prix favorable auprès du fournisseur.

MEMO FOURNISSEUR

Cette zone est réservée pour attacher un mémo éventuel lié au fournisseur pour cet article.

PRIX D’ACHAT

C'est le prix d'achat pour une unité de l'article chez le fournisseur dans votre devise de gestion.

PRIX D’ACHAT EN DEVISE

C'est le prix d'achat pour une unité de l'article chez le fournisseur dans sa devise.

DEVISE

Devise dans laquelle vous fournit le fournisseur.

REMISE

Remise accordée par le fournisseur.

2.01.02 COMMANDE CLIENT

2.01.02.01 DOCUMENT

Vous voyez apparaître dans ce formulaire deux parties.

Dans l'une, nommée NOUVEAU, vous pouvez choisir un type de document (offre, commande, bordereau de livraison, ...) à créer ou à visualiser.

Dans l'autre partie, nommée EXISTANT, vous pouvez choisir un compte client et visualiser les documents existants du type de document précisé dans la première partie.  Si vous n'avez pas choisi un client particulier, cette partie contient tous les types de documents de tous les clients.

Pour créer un document, il suffit de choisir le type de document dans la première partie et cliquer sur V VERT dans la barre d’outils.  Le programme ouvrira le formulaire pour saisir un nouveau document.

Pour visualiser un document existant, cliquez deux fois sur le document listé dans le type choisi dans la deuxième partie.  Le programme ouvrira le formulaire en important le document choisi.
Attention: si le document est non modifiable, vous pouvez uniquement le consulter.

N° CLIENT

Cette zone permet de choisir le numéro de référence d'un client dont on veut visualiser les documents.

Utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR ou double-cliquez sur la zone pour rechercher un client.
Si cette zone est laissée vide, la liste des documents contient les documents de tous les clients.

+DOCUMENT NON MODIFIABLE

Si vous voulez visualiser les documents non modifiables, cochez la case. Sinon, seuls les documents modifiables seront affichés dans la liste.

Ce formulaire est réservé pour la saisie des commandes des clients, pour consulter et/ou encoder les paramètres comme le mode de livraison, l'échéance de paiement, la limite de crédit accordée, ... et il offre la possibilité d'ajouter des textes au début et à la fin du bon de commande.

Le formulaire est composé de cinq parties: Description, Détails, Textes, Livraison et Paiment. Pour passer d’un écran à l’autre, cliquez  simplement sur  l’onglet dans la partie supérieure du formulaire.

Première partie: Description

DATE

Il s'agit de la date du document.  Lorsque le document est une commande, cette date est recopiée dans la date de commande qui est, dès lors transmise aux autres stades des documents sans altération.
Par défaut, le programme vous propose la date du jour. Vous avez toujours la possibilité de changer cette date.
Le format de la date est JJ/MM/AAAA.
Par exemple: 01/01/2000

N° CLIENT

Introduire ici le numéro de compte de votre client.
Il est possible d'effectuer une recherche ou une création en utilisant les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

La saisie de ce numéro importera dans le document un certain nombre de paramètres décrits dans la fiche client de celui-ci.

COMMANDE TYPE

Si vous avez décidé de créer une nouvelle commande, cliquer sur ce bouton vous présentera le contenu des factures comptabilisées les derniers 60 jours avant la date du nouveau document.

Dans l’écran qui vous est alors proposé, vous spécifiez les quantités des articles présenté que votre client commande.  Pour transférer celle-ci dans le document, cliquez sur le V VERT de la boîte à outils et fermer ensuite l’écran de commande type pour continuer la saisie dans le document ainsi complété.

NUMERO DE LIVRAISON

Vous pouvez choisir une des adresses de livraison du client.
Ces adresses sont celles encodées via le formulaire CLIENTS.
Pour connaître la liste de toutes les adresses de livraison, cliquez sur la flèche. Pour en choisir une, cliquez directement sur l'adresse.

VOS REFERENCES

Cette zone est réservée pour encoder votre référence du document.

NUMERO DE FAX

Vous pouvez encoder ici le numéro de fax du client.

REMARQUE INTERNE

Cette zone est réservée pour encoder une remarque interne concernant le document.

DATE DE LIVRAISON PREVUE

Elle est réservée pour encoder une date de livraison estimée ou certaine, date recopiée dans la date de livraison de chaque ligne du document.
Le format de date accepté est JJ/MM/AAAA
Par exemple: 01/01/2000

REPRESENTANT

Vous pouvez choisir ici un représentant qui est responsable du document.
Dans la liste, vous avez les noms et d'autres informations relatives comme l'adresse, le numéro de téléphone, de ces représentants.
Pour visualiser la liste, cliquez sur la flèche. Pour en choisir un, cliquez sur l'élément.

CODE STATISTIQUE

Vous pouvez préciser ici un code de statistique.
Pour rechercher les codes statistiques existants, cliquez simplement sur la flèche.

PROFIL DOCUMENT

Vous pouvez préciser ici le profil document avec lequel le document sera imprimé, si celui transmis du client ne vous convient pas.
Pour rechercher les profils documents clients existants, cliquez simplement sur la flèche.

BLOQUER

Cette case inaccessible vous montrera si le document traité est modifiable ou non.

IMPRESSION DIRECTE

Cette case à cocher vous permet soit d'imprimer directement le document (vous cochez la case), soit de le laisser en attente (vous ne cochez pas la case), la valeur initiale est définie dans les paramètres généraux.

Le fait d'imprimer un document entraîne l'attribution d'un numéro à ce document.

SITUATION DU CREDIT

Cliquer sur ce bouton vous présentera l’état du portefeuille financier des commandes en cours et autres documents pour ce client.  Cet état viendra automatiquement si vous lui avez alloué une limite de crédit et si vous demandez que celle-ci soit contrôlée avant et après saisie du document en cours.

CATEGORIE TVA

Il s'agit de la catégorie TVA de votre client, vous pouvez être amener dans certains cas particuliers à modifier cette valeur si le mécanisme TVA pour cette facture est particulier.

Exemple: votre client est un assujetti auquel vous facturez vos produits à 21%, vous êtes cependant amenés à effectuer pour ce même client des travaux immobiliers permettant de faire intervenir le mécanisme du cocontractant.  Dans ce cas particulier vous modifierez la catégorie TVA de  0 à 3 et ce, uniquement pour cette facture.  Modifiez la catégorie avant d'introduire les lignes de  facture.

ECHEANCE

Vous pouvez préciser ici une échéance de paiement. Cette échéance sera utilisée pour calculer les retards de paiement.
Pour visualiser la liste des échéances existantes, cliquez sur la flèche. Cliquez sur l'échéance qui vous intéresse dans la liste.

ESCOMPTE

Il vous est possible d'accorder ou non un escompte au client.
Deux exemples types d'escomptes sont :

-Escompte déduit :  vous accordez un escompte directement car le client paye au grand comptant.

-Escompte conditionnel :  l'escompte sera accordé dans le cas de paiement dans la huitaine (escompte conditionnel).

Ces types d'escomptes doivent être créés préalablement via le formulaire ESCOMPTE.
Pour visualiser les différents types d'escomptes existants, cliquez sur la flèche. Pour en choisir un, cliquez sur l'élément.

N° DE DEPOT OU PRELEVER LE STOCK

Il vous est possible de spécifier le dépôt dans lequel seront prélevés tous les articles du documents.  Ce dépôt sera transmis dans chaque ligne du document.  Dans chacune de ces lignes, il vous sera également possible de le modifier. Par défaut, le dépôt est vide (dépôt principal).

ALLER DANS LE DETAIL SUR UNE NOUVELLE LIGNE

Cliquer sur ce bouton vous présentera l’écran de saisie des lignes du document en vous positionnant après la dernière ligne de clui-ci.

Deuxième partie: Paramètres

N° D'ORDRE

Il s'agit du n° d'ordre de la ligne dans l'impression du document chaque nouvelle ligne est incrémentée par 100.  Si vous désirez intercaler des lignes dans les lignes existantes, il suffit de spécifier un n° d'ordre intermédiaire entre 2 lignes existantes.

Exemple:                N° ordre Produit
                100          Lave-vaisselle super grand sport
                200          Hotte de cuisine type Père Noël

Je désire intercaler une ligne :
                150          Serviette éponge

Si vous désirez visualiser immédiatement les modifications dans les lignes appuyez simultanément sur MAJUSCULE  F9

N° D'ARTICLE

Il s'agit de l'article de votre fichier article, vous pouvez laisser cette zone vide si vous désirez encoder une ligne libre.
Utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR pour rechercher vos articles.

NOM ARTICLE

La désignation provient généralement du fichier article mais est cependant modifiable.  Si votre n° article est vide, la désignation sera considérée soit comme une ligne libre ou de commentaire.

Une ligne de commentaire est caractérise par aucune quantité (même pas 0), aucun prix (même pas 0) et aucun code tva.

MEMO

Ceci permet d'attacher une remarque ou une note mémo. Il est prévu une zone mémo par article.
Entrez le texte mémo et enregistrez-le en cliquant sur le bouton OK. Si vous ne voulez pas enregistrer le texte mémo, cliquez sur le bouton Annuler.
Dans les deux cas, vous retournez à l'écran de saisie précédent.

PRIX

Il s'agit du prix de vente hors TVA provenant du fichier article, ce prix est cependant modifiable.

QUANTITE

Quantité vendue.  En fonction de cette quantité, si un tarif client existe, le prix de cet article pourra différer du prix HTVA du fichier article.  Le prix affiché sur la ligne sera :
- soit le prix HTVA de l’article et une certaine remise.
- soit un prix totalement différent.

UNITE

Vous pouvez choisir ici une unité de mesure, de poids, d'emballage ou autres pour l'article.
Pour accéder à la liste, cliquez sur la flèche. Pour choisir une unité existante, cliquez sur l'unité.

QUANTITE UNITE DE COMMANDE

Quantité vendue dans une unité particulière choisie pour ce client ou récupérée par défaut de l’article.

Si cette unité est choisie, la quantité en unité de commande se transformera en quantité en unité de stockage en fonction des facteurs de conversion, et vice-versa si vous vous trouvez dans la quantité en unité de stockage.

UNITE DE COMMANDE

Vous pouvez choisir ici un code abréviation d’unité supplémentaire, les quantités éventuellement saisies seront adaptées.  Ce code abréviation peut être automatiquement transmis par l’article.

BACK-ORDER

Ce bouton ouvre une boîte de message qui vous invite à donner la quantité de back-order de l'article.

REMISE

Vous pouvez accorder un pourcentage de  remise valable pour cette ligne.

CODE TVA

Cette zone provient du fichier article et est nécessaire pour effectuer le calcul de la TVA., elle peut être modifiée dans des cas particuliers.

CODE D'IMPUTATION

Provient en principe du fichier article et peut être modifié dans des cas particuliers.

DATE DE LIVRAISON DEMANDEE

Au départ identique à la de livraison prévue du document, elle peut être modifiée.
Le format de date accepté est JJ/MM/AAAA
Par exemple: 01/01/2000

SOUS-TOTAL (OFFRE)

Cette case à cocher vous offre la possibilité de calculer un sous-total des montants des lignes précédentes.
Elle permet par exemple d'avoir une vue plus structurée des commandes. En effet, vous pourriez utiliser cette case à cocher pour calculer les sous-totaux des articles appartenant à une même famille, ou qui sont sous la responsabilité d'un même représentant,  ou pour  d'autres raisons.

L'exemple suivant vous aidera à comprendre l'utilisation de la zone. Prenons le cas d'une commande comprenant 5 articles d'un magasin d'articles de sport .
Dans les 3 premières lignes, vous encodez les commandes de chaussures de sport. Dans les 2 dernières lignes, vous encodez les commandes pour les maillots de bain.
En cochant la case SOUS-TOTAL dans la 3e ligne et dans la 5e ligne, vous pouvez voir dans le document imprimé le sous-total des commandes des chaussures de sport et celui des commandes de maillots de bain.

DEPOT

Au départ, identique au dépôt où prélever le stock du document, il peut être modifié.
Pour choisir affichez la liste des dépôts, cliquez sur la flèche.  Pour choisir le dépôt, cliquez sur une ligne.

TAXE

Cette case cochée demandera l’application éventuelle de taxe liéée et définie au niveau de l’article choisi.

PLAN ANALYTIQUE

Si vous possédez le module analytique, il vous sera possible de suivre vos documents en précisant ici un plan analytique.

COMPTE ANALYTIQUE

Si vous possédez le module analytique, il vous sera possible de suivre vos documents en précisant ici un compte analytique après avoir choisi un plan analytique.

MISE A JOUR DU STOCK

Cette case cochée demandera la mise à jour du stock en fonction des quantités précisées pour l’article.

Troisième partie: Texte

TEXTE CLIENT

Ce texte est défini dans le formulaire CLIENTS et est en rapport avec le type de document traité.

TEXTE DEBUT DU DOCUMENT

Cette zone permet d'ajouter un texte au début du document.

TEXTE FIN DOCUMENT

Cette zone permet d'ajouter un texte à la fin du document.

COMMENTAIRE COMPTABLE

Commentaire transmis à la pièce comptable lors de la comptabilisation du document.  En son absence, le commentaire généré sera le nom du client utilisé pour la facture.

TEXTE PAIEMENT

Si un mode paiement a été chois pour le document, cette zone permet d'ajouter un concernant le mode de paiement à la fin du document.

Quatrième partie: Livraison

MODE DE LIVRAISON

Vous pouvez choisir un mode de livraison. Ces modes de livraison proviennent de la table MODE LIVRAISON.
Pour visualiser la liste des modes de livraison, cliquez sur la flèche. Cliquez sur un mode de la liste pour le sélectionner.

MONTANT DE LIVRAISON

Pour visualiser la liste des modes de livraison, cliquez sur la flèche. Cliquez sur un mode de la liste pour le sélectionner.

POIDS TOTAL EN KILO

Il est possible d'indiquer ici un poids en kilogrammes des marchandises. C'est le poids total net hors de l'emballage.
Cette information est utile par exemple pour calculer le type d'emballage et le coût du transport de la marchandise. Elle est aussi très utile pour la déclaration de l'Intrastat.

NOMBRE DE COLIS

Il est possible d'indiquer ici le nombre de colis du document.

NOMBRE DE PALETTES

Il est possible d'indiquer ici le nombre de palettes constituée par les colis du document.

TOURNEE

Vous pouvez spécifier ici le numéro de référence de la tournée de livraison.
Un exemple d'utilisation de cette information: un client qui désire être livré dans la matinée, il faut que sa commande soit enlevée par le transporteur de la première tournée. Vous choisissez alors pour cette zone la tournée numéro 1.

Pour rechercher un numéro de tournée ou consulter les informations relatives à une tournée, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR de la barre d’outils.

ORDRE DE TOURNEE

Vous pouvez spécifier un ordre pour la tournée.

Pour visualiser les différents ordres de tournée ou consulter les informations relatives à la tounée, cliquez sur la flèche.

Cinquième partie: Paiement

MODE DE PAIEMENT

Vous pouvez choisir un mode de paiement pour le document.  Après la comptabilisation de la facture, vous pourrez alors traiter tous les modes de paiements utilisés, par le module de paiement.

Cliquer sur la flèche pour choisir un mode de paiement.  Cliquez sur le mode de paiement choisi.

COMPTE PAIEMENT

Losque le mode paiement choisi est de type « domiciliation », introduisez le compte domiciliation utilisé pour ce client.

INTRODUIRE UN ACOMPTE

Cliquer sur ce bouton permettra de noter un acompte que le client a versé.

MONTANT DE L’ACOMPTE

Vous pouvez noter ici un acompte que le client a versé par exemple lors de la commande.

Lors de la validation d’un document, si le renseignement « Impression directe » n’est pas positionné, le document saisi remplacera la précédente version de celui-ci, si elle existe.

Lorsque « Impression directe » est positionné, en plus du processus précédent, une impression du document se déroulera également dans le nombre d’exemplaires décrit dans les profils documents.

Troisièmement, si le document est une facture ou une note de crédit, si « Impression directe » est positionné, un processus de comptabilisation sera proposé, ayant pour but la transformation en mouvements comptables, génération de mouvements de stocks et d’une interface vers le module de paiements.

2.01.02.03 TRANSFERT

Ce formulaire apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton AJOUT dans le formulaire SAISIES. Elle permet de récupérer les lignes de détails encodées dans les autres documents dans le formulaire de saisie.

TRANSFERT

Vous trouvez dans cette liste tous les documents en attente d'être transférés.
Pour visualiser la liste, cliquez sur la flèche. Pour sélectionner un document, cliquez sur le document.

Si vous choisissez un document dans la liste, les détails du document seront affichés dans la partie inférieure du formulaire et vous pourrez alors choisir les articles et la quantité à transférer.

NUMERO D'ORDRE DEBUT

Une ligne est représentée par son numéro d'ordre.
Lorsque vous avez choisi un document à transférer dans la liste,  grâce à cette zone et la zone NUMERO D'ORDRE FIN, vous pouvez préciser l'ensemble des lignes que vous voulez transférer.

Pour visualiser et choisir le numéro d'ordre de la première ligne de l'ensemble des lignes à transférer, cliquez sur la flèche et sélectionnez.

NUMERO D'ORDRE FIN

Vous précisez ici le numéro d'ordre de la dernière ligne de l'ensemble des lignes à transférer.

OFFRE TYPE

En cliquant sur la flèche, vous pouvez visualiser toutes les offres types existantes de ce client.

QUANTITE A TRANSFERER

Cette zone est réservée pour préciser une quantité qui diffère de la quantité initiale.
Par exemple, vous avez proposé 100 pièces d'un article dans une offre.  Vous voulez transférer cet article à une commande mais avec une quantité de 50 pièces (suite à une rupture de stock). Pour ce faire, il vous suffit  d'encoder dans cette zone le chiffre 50.

Lorsque vous validez le transfert par le V VERT,  les lignes dont les quantités à transférer sont vierges seront transférées avec l’intégralité de la quantité. Dans notre exemple, ce sera 100 pièces.

Pour ne transférer aucune quantité de la ligne, introduisez 0 dans la quantité à transférer.

Lors de la validation du transfert, les quantités contenues dans le document d’origine sont intégralement restituées au stock.  Si le transfert concerne tout le document, celui-ci disparaîtra des documents en attente.  Les quantités ne seront déduites de nouveau que lors de la validation du document de réception des lignes transférées.

Attention :  Sortir du document de réception des lignes transférées par la porte aura pour conséquence, la dispartion du document initial sans document final contenant les lignes transférées.

2.01.03 COMPTABILISATION PAR LOT

Ce formulaire permet de transférer par lot à la comptabilité des notes de crédit ou des factures imprimées jusqu'à une date précise, ayant un statut modifiable, non comptabilisées.

Vous pouvez limiter le lot en choisissant un numéro de client dans les zones CLIENT DEBUT et CLIENT FIN.

Si vous voulez que le transfert soit fait pour tous les clients, cochez la case TRAITEMENT DE TOUS LES CLIENTS.

DATE LIMITE

Cette zone est réservée pour encoder une date limite.
Seuls les documents dont la date est antérieure ou cycle à cette date limite seront transférés à la comptabilité.
Par défaut, le programme vous propose la date du jour. Vous pouvez bien sûr la changer.

TRAITEMENT DE TOUS LES CLIENTS

En cochant cette case, vous voulez transférer les documents de tous les clients.
Les zones CLIENT DEBUT et CLIENT FIN seront inaccessibles. Elles afficheront  le numéro du premier et du dernier client.

CLIENT DEBUT

En précisant un numéro de client dans cette zone, vous délimitez les documents à transférer dont le numéro de client est supérieur ou égal à ce numéro jusqu'au numéro de client dans la zone CLIENT FIN.

CLIENT FIN

En précisant un numéro de client dans cette zone, vous délimitez les documents à transférer dont le numéro de client est supérieur ou égal au numéro dans la zone CLIENT DEBUT  jusqu'au numéro de client de cette zone-ci.

2.01.04 CONSULTATION MOUVEMENTS

Ce formulaire vous permet de consulter tous les mouvements du stock (entrée ou sortie), dans la limite de date précisée dans les zones DATE DEBUT et DATE FIN.

En choisissant un article, un client ou un fournisseur donné, vous pouvez limiter la consultation des mouvements à cet article, à ce client ou à ce fournisseur.

Vous pouvez combiner tous ces choix pour consulter les mouvements que vous désirez.  Si la zone N°ARTICLE, N°CLIENT ou N°FOURNISSEUR est laissée vide, cela signifie que vous voulez consulter les mouvements de tous les articles, de tous les clients ou de tous les fournisseurs.

Ce formulaire est structuré en quatre parties :
1-            Les mouvements définitifs :  il s’agit des mouvements qui sont irréversibles parce qu’ils sont intégrés à la comptabilité.
2-            Les mouvements de clients :  il s’agit des mouvements qui sont en cours dans le Module COMMANDE CLIENT(commande en cours, facture proformat, bordereau de livraison).  Ils sont modifiables et effaçables.
3-            Les mouvements de fournisseurs :  il s’agit des mouvements dans le Module COMMANDE FOURNISSEUR (appel d’offre, commande, réception de marchandise et attente d’imputation).  Ils sont modifiables et effaçables.
4-            Le récapitulatif des mouvements :  il s’agit du total des quantités retrouvés dans chacune des trois précédentes parties regroupées selon que les documents sont considérés comme générant un mouvement des stock (bordereau, facture) ou comme commande (tous les documents avant le stade bordereau).

NUMERO ARTICLE

Cette zone permet de choisir un numéro d'article dont vous désirez consulter les mouvements. En laissant cette zone vide, la consultation se rapporte à tous les articles.
Pour rechercher un article, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR.

N° CLIENT

Cette zone permet de choisir le numéro de référence du client dont vous voulez consulter les mouvements.  En laissant cette zone vide, la consultation se rapporte à tous les clients.
Pour rechercher un client, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d'outils ou double-cliquez sur la zone.

N° FOURN.

Cette zone permet de choisir le numéro de référence du fournisseur dont vous souhaitez consulter les mouvements. En laissant cette zone vide, vous optez pour la consultation des mouvements de tous les fournisseurs.
Pour rechercher un fournisseur, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d'outils ou double-cliquez sur la zone.

DATE DEBUT

Cette zone permet de fixer une date. Seuls les mouvements à partir de cette date jusqu'à la date dans la zone DATE FIN pourront être consultés.
Le format accepté de la date est JJ/MM/AAAA.
Par exemple: 01/01/2000.

DATE FIN

Cette zone permet de fixer une date. Seuls les mouvements à partir de la date dans la zone DATE DEBUT jusqu'à cette date-ci pourront être consultés.
Par défaut, le programme vous propose la date du jour mais vous pouvez bien sûr la changer.
Le format accepté de la date est JJ/MM/AAAA.
Par exemple: 01/01/2000.

COMMANDES CLIENT EN COURS

Ce formulaire contient les informations des commandes clients en cours.
Si vous avez choisi un client particulier, seules les commandes en cours relatives à ce client sont affichées.
Pour repasser à l'écran précédent, cliquez sur l’onglet correspondant.

COMMANDES FOURNISSEUR EN COURS

Ce formulaire contient les informations des commandes fournisseurs en cours.
Si vous avez sélectionné un fournisseur particulier, seules les commandes en cours de ce fournisseur seront affichées.
Pour repasser à l'écran précédent, cliquez sur l’onglet correspondant

RECAPITULATIFS MOUVEMENTS

Ce formulaire contient le total des quantités de chaque type de mouvement considéré en fonction des critères fournis.
Pour repasser à l'écran précédent, cliquez sur l’onglet correspondant

2.01.05 EFFACER LES DOCUMENTS

Ce formulaire offre la possibilité d'effacer tous les documents qui n'aboutissent pas.  Ce faisant, il permet de supprimer les documents dont l'existence n'a aucune utilité dans la base.  Ce processus  efface également les documents n’ayant pas reçus de numéro, ne l’utilisez pas au milieu d’un processus ou les numéros ne sont pas encore attribués : Regroupement des bordereau, traitement sans impression etc...

A PARTIR DU DOCUMENT

Cette zone permet de fixer un numéro de document.  Seuls les documents à partir de ce numéro jusqu'au numéro de la zone JUSQU'AU DOCUMENT seront effacés.
Pour accéder à la liste de documents, cliquez simplement sur la flèche et choisissez en cliquant sur le document.

JUSQU'AU DOCUMENT

Cette zone permet de préciser un numéro de document. Seuls les documents à partir du numéro de la zone A PARTIR DU DOCUMENT jusqu'au numéro de cette zone-ci seront effacés.
Pour accéder à la liste de documents, cliquez simplement sur la flèche et choisissez en cliquant sur le document.

NE PAS EFFACER AU DELA DU

Vous pouvez inscrire ici une date limite à ne pas dépasser. Cela signifie que  seuls les documents dont la date est antérieure ou égale à celle-ci seront effacés.
Par défaut, le programme vous propose la date du jour.  N'oubliez pas de la modifier, si vous voulez une autre date.  Cet oubli peut causer des effacements non désirés et donc fatal pour vos documents !

SUPPRESSION EGALEMENT DES DOCUMENTS MODIFIABLES (NON BLOQUE)

Si vous cochez cette case, vous donnez le feu vert pour supprimer les documents qui sont encore modifiables.

Attention:  N’utilisez cette option que dans les cas très précis et avec prudence. Ne pas perdre de vue que l’effacement d’un document modifiable provoque la mise à jour des stocks!

TYPE DE DOCUMENT

Les cases à cocher dans ce groupe d'options permettent de choisir un type de document (offre, note de crédit...).  Ce qui signifie que vous limitez la suppression aux documents de ce type.

2.01.06 GESTION DES IMPUTATIONS DE VENTES

Ce formulaire permet l'encodage des codes d’imputation en catégorie TVA 0 se trouvant sur la fiche article.  Ces codes permettront la ventilation comptable de vos factures suivant la nature de l'article et la catégorie TVA du client.

Vous pouvez créer de nouveaux codes en vérifiant toutefois l'existence des comptes généraux de ventes.

CODE D'IMPUTATION

Cette zone permet d'encoder un code d'imputation qui sera lié à un compte comptable.
Ce code doit être unique.  La relation entre ce code et le compte général d'imputation est unique et bilatérale.  Autrement dit, vous ne pouvez pas attribuer deux codes d'imputation à un seul compte général d'imputation et inversément.

CATEGORIE TVA

Choisissez ici la catégorite TVA dans laquelle existera le code d'imputation.
Cliquesµz sur la flèche pour connaître la liste des catégories. Cliquez sur une des catégories.

COMPTE GENERAL

Choisissez un compte général dans la liste pour lier au code d'imputation.
Ce compte général sera utilisé chaque fois que vous sélectionnez dans une saisie le code d'imputation correspondant.
La relation entre ce code et le compte général est unique et bilatérale.  Autrement dit, vous ne pouvez pas attribuer deux codes d'imputation à un seul compte général et inversément.

Ce formulaire permet de générer l'impression des documents pour votre usage interne.

A PARTIR DU DOCUMENT

Cette zone permet de préciser un numéro de document.  Seuls les documents à partir de ce numéro jusqu'au numéro dans la zone DOCUMENT FIN seront imprimés.
Pour connaître la liste des documents, cliquez sur la flèche.
Cette liste contient les documents correspondants au type de document que vous avez coché dans le groupe d'options à droite du formulaire.

JUSQU’AU DOCUMENT

Cette zone permet de préciser un numéro de document.  Seuls les documents à partir du numéro dans la zone DOCUMENT DEBUT jusqu'au numéro dans cette zone-ci seront imprimés.
Pour connaître la liste de document, cliquez sur la flèche.
Cette liste contient les documents correspondants au type de document que vous avez coché dans le groupe d'options à droite du formulaire.

IMPRIMER EGALEMENT LES DOCUMENTS N’AYANT PAS RECU DE NUMERO

En cochant cette case, vous donnez l'ordre d'imprimer aussi les documents qui n'ont pas encore reçu un numéro.

TYPE DE DOCUMENT (OFFRE ...)

Ce groupe d'options permet de choisir un  type de document que vous voulez imprimer.

IMPRESSION DU DETAIL

Cette case à cocher permet de préciser si vous voulez ou non imprimer les détails du document.

Ce formulaire permet de choisir des critères pour l'impression des mouvements des articles.
Vous pouvez imprimer le rapport des mouvements relatifs à un article ou un ensemble d'articles, à un client ou à un fournisseur. Il est aussi possible de limiter l'impression à des documents définitifs.

Quant à la représentation, vous avez le choix entre une impression triée soit par date,soit par article, soit une représentation de synthèse basée sur le dernier prix d'achat, soit  celle basée sur le prix d'achat moyen pondéré (P.A.M.P.).

N° ARTICLE

Cette zone permet de préciser un numéro d'article.  Seuls les mouvements dont le numéro sont à partir de ce numéro jusqu'au numéro dans ARTICLE FIN seront imprimés.
Pour rechercher un article, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

N° ARTICLE FIN

Cette zone permet de préciser un numéro d'article.  Seuls les mouvements dont le numéro sont à partir du numéro ARTICLE DEBUT jusqu'à ce numéro seront impimés.
Pour rechercher un article, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

N° DE CLIENT

Cette zone permet d'encoder un numéro de client.
Si vous précisez un numéro de client, seuls les mouvements d'articles correspondants à ce client seront imprimés.  Si vous laissez la zone vide, vous sélectionnez tous les clients.
Pour rechercher un client, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

N° FOURNISSEUR

Cette zone permet d'encoder un numéro de fournisseur.
Similairement au numéro de client, si vous choisissez un fournisseur, seuls les documents correspondant à ce fournisseur seront imprimés. Si vous laissez cette zone vide, vous sélectionnez tous les fournisseurs.
Pour rechercher un fournisseur, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

DATE DEBUT

Cette zone permet de fixer une date.  Seuls les mouvements à partir de cette date jusqu'à la date dans la zone DATE FIN seront imprimés.
Par défaut, le programme propose la date du 01/01/90 mais vous pouvez bien sûr la changer.
Le format accepté de la date est JJ/MM/AAAA.
Par exemple: 01/01/2000

DATE FIN

Cette zone permet de limiter l'impression des documents dans une fourchette de dates.  Seuls les documents dont la date est comprise dans celle de la zone DATE DEBUT et à cette date-ci seront imprimés.
Par défaut, le programme propose la date du jour mais vous pouvez bien sûr la changer.
Le format accepté de la date est JJ/MM/AAAA.
Par exemple: 01/01/90

UNIQUEMENT LES MOUVEMENTS DEFINITIFS

Si vous cochez cette case, vous choisissez d'imprimer seulement les mouvements qui sont définitifs.
Un mouvement définitif est un mouvement qui est comptabilisé.

PRESENTATION TRIEE PAR DATE

Ce groupe d'options permet de choisir une représentation d'impression.
En cochant la première case, vous marquez le choix d'une présentation triée par date.
Si vous cochez la deuxième case, vous marquez le choix d'une présentation triée par article.
Si vous voulez imprimer une synthèse du stock basée sur le prix d'achat le plus récent, cochez la troisième case.
Et si vous souhaitez imprimer une synthèse du stock basée sur le prix d'achat moyen pondéré, cochez alors la dernière case.

2.01.09 IMPRESSION PAR LOT

Ce formulaire permet d'imprimer les documents par lot de documents pour lesquels le renseignement « Impression directe » n’a jamais été positionnée, processus partant de documents sans numéro.

SELECTION DU TYPE DE DOCUMENT

Ce groupe d'options permet de choisir un type de document à imprimer.

TRAITEMENT DE TOUS LES CLIENTS

En cochant cette case, vous donnez l'ordre d'imprimer les documents de tous les clients.
Les zones CLIENT DEBUT et CLIENT FIN afficheront le numéro du premier et du dernier client.

CLIENT DEBUT

Cette zone vous permet de choisir un numéro de client.  Seuls les documents à partir de ce numéro jusqu'au numéro de la zone COMPTE FIN seront imprimés.
Pour rechercher un client, utilisez le bouton SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

CLIENT FIN

Cette zone vous permet de choisir un numéro de client.  Seuls les documents à partir du numéro dans la zone COMPTE DEBUT jusqu'au numéro de cette zone-ci seront imprimés.
Pour rechercher un client, utilisez le bouton SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

DATE LIMITE

Vous pouvez encoder dans cette zone une date limite au-delà de laquelle vous ne voulez pas imprimer les documents.
Par défaut, le programme vous propose la date du jour mais vous pouvez bien sûr la changer.
Le format accepté de la date est JJ/MM/AAAA.
Par exemple, 01/01/90

TEST SUR DATE DE LIVRAISON

En cochant cette case, vous demandez l’impression de documents dont la date de livraison estimée ne dépasse pas la date limite et non plus la date du document.

2.01.10 NUMERO DE DOCUMENT PAR EXERCICE

Ce formulaire vous affiche les derniers numéros de documents pour chaque type de document.  Ces informations sont groupées par exercice comptable.

Lors d’une impressiond’un document sans n°, le document du type envisagé prendre la valeur suivant celle présente dans ce formulaire dans l’exercice actif dans lequel se trouve la société.  Exemple :  si vous imprimez un bordereau dans l’exercice actif 1999, son numéro sera 4.

Vous pouvez bien sûr modifier ces numéros de documents si nécessaire.

Ce formulaire vous permet de préparer la livraison des articles.

Pour  préparer la livraison de vos produits, c’est-à-dire pour passer du stade commande au stade bordereau de livraison, il est nécessaire d’attribuer les produits en stock au commande, en fonction des critères.

Les critères sont déterminés par l’ordre de tri:
- Le numéro de la tournée. Par exemple, vous désirez tenir compte uniquement des clients à livrer le lendemain.
- La date de commande. Vous livrez en fonction de la date de commande (FIFO: premier commandé, premier livré).
- La date de livraison. Vous livrez en fonction des dates de livraisons prévues ou demandées par le client.
- Le numéro de commande. Vous livrez en fonction de l’ordre chronologique d’encodage.

Ce formulaire comporte 5 écrans:
1- Commande en cours.
2- Détail de commande.
3- Impression.
4- Préparation.
5- Article.

Pour passer d'un écran à l'autre, il suffit de cliquer sur l’onglet voulu en haut du formulaire.

En double – cliquant sur une des commandes, vous changer son état de sélectionée en déselectionnée et vice-versa.

Seule une commande sélectionnée pourra être transformée en bordereau.
Les commandes dans un état « Livrable » sont le résultat de la mise à jour de la préparation en tenant compte des stocks négatifs.

Deuxime partie: Détail d’une commande

Chaque fois que vous vous positionnez sur une ligne de la partie « Commande en cours », les détails de la commande seront affichés dans la liste ci-dessus.

LIVRABLE

Vous pouvez fixer ici une quantité à livrer d'après la situation de stock physique, la quantité commandée, et la quantité livrable de l'article.

QUANTITE UNITE SUPPLEMENTAIRE

Si le blocage des unités supplémentaires est inactif et si l’article a été saisi avec une unité supplémentaire (unité de commande du client), vous avez la possibilité de modifier la quantité livrable via la quantité en unité supplémentaire, la quantité livrable sera transformée en fonction du facteur de conversion de l’unité.

TOURNEE

Vous pouvez spécifier ici le numéro de référence de la tournée de livraison.
Un exemple d'utilisation de cette information: un client qui désire être livré dans la matinée, il faut que sa commande soit enlevée par le transporteur de la première tournée. Vous choisissez alors pour cette zone la tournée numéro 1.

ORDRE DE TOURNEE

Vous pouvez spécifier un ordre pour la tournée.

POIDS TOTAL EN KILO

Il est possible d'indiquer ici un poids en kilogrammes des marchandises. C'est le poids total net hors de l'emballage.
Cette information est utile par exemple pour calculer le type d'emballage et le coût du transport de la marchandise. Elle est aussi très utile pour la déclaration de l'Intrastat.

NOMBRE DE COLIS

Il est possible d'indiquer ici le nombre de colis du document.

NOMBRE DE PALETTES

Il est possible d'indiquer ici le nombre de palettes constituée par les colis du document.

BLOQUER UNITE SUPPLEMENTAIRE

Si coché, interdiction de modifier les quantités livrables via les unités supplémentaires.

TRANSFERT VERS BORDEREAU DE LIVRAISON ET IMPRESSION

Ce bouton permet le regroupement des différentes commandes sélectionnées avec des quantités livrables non nulles en bordereaux avec impression de ceux-ci.

Si coché, interdiction de modifier les quantités livrables via les unités supplémentaires.

Troisième partie: Impression

Ce formulaire permet d’imprimer directement la préparation de livraison ou transférer la préparation vers les bordereau de livraison et ensuite, les imprimer.

COMMANDES

Ce groupe d'options vous permet de choisir soit l'impression de la préparation de livraison des commandes sélectionnées, soit celle des articles livrables, soit celle de tous les articles.

TRIE PAR

Ce groupe d'options vous permet de choisir un ordre de tri pour l'impression.
Vous pouvez imprimer suivant un ordre d’emplacements, ou suivant un ordre de documents.

Quatrième partie: Préparation

Ce formulaire vous permet de sélectionner les critères pour effectuer la mise à jour de la préparation.

- Le numéro de la tournée. Par exemple, vous désirez tenir compte uniquement des clients à livrer le lendemain.
- La date de commande. Vous livrez en fonction de la date de commande (FIFO: premier commandé, premier livré).
- La date de livraison. Vous livrez en fonction des dates de livraisons prévues ou demandées par le client.
- Le numéro de commande. Vous livrez en fonction de l’ordre chronologique d’encodage.

MISE A JOUR DE LA PREPARATION

Ce bouton lance la préparation en fonction des critères choisis.  Ce processus consiste à essayer d’attribuer le stock physique des articles aux différentes commandes existantes en tenant compte ou non d’un stock négatif.

Cinquième partie: Article

Ce formulaire vous montre la situation des commandes concernant l’article dont le numéro est affiché dans la zone ARTICLE EN COURS.

ARTICLE EN COURS

Cette zone permet de choisir un numéro d'article dont vous désirez préparer la livraison.
Pour rechercher un article, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR de la barre d’outils.
Elle affiche aussi le numéro d'article correspondant au client que vous positionnez dans le deuxième formulaire.  Dans le cas où le client a commandé plusieurs articles, par défaut, cette zone contient le numéro du premier article.

LIVRABLE

Vous pouvez fixer ici une quantité à livrer d'après la situation de stock physique, la quantité commandée, et la quantité livrable de l'article.

2.01.12 CHAUFFEUR

Ce formulaire permet de gérer les différents chauffeurs intervenant dans les tournées

CHAUFFEUR

Code du chauffeur.

NOM

Vous pouvez saisir ici une dénomination pour le chauffeur

2.01.13 GESTION DES TOURNEES

Ce formulaire permet de gérer les différentes tournées prévues lors des livraisons.

N° TOURNEE

Code de la tournée de livraison.

PRIORITE OU JOUR DE LA SEMAINE

Introduisez la priorité de la tournée parmi celle existante.  Vous pouvez utilisez le code des jours de la semaine en commençant par le lundi. (1=Lundi, 2=Mardi, ...).

DESIGNATION

Nom de la tournée.

2.01.14 PREPARATION DES TOURNEES

Ce formulaire permet de gérer le contenu de chaque tournée,  attribuer une tournée à un chauffeur, redistribuer les documents dans chaque tournée,...

Vous pourrez modifier le nombre de colis, de palettes et le poids de chaque document présent dans cette tournée, ou encore retirer un document de la tournée traitée.

Sur validation du V VERT, une feuille de route concernant la tournée traitée sera imprimée et contenant tous les documents attachés.

DATE DE LIVRAISON

Saisissez la date de la livraison à traiter.

N° TOURNEE

Code de la tournée de livraison à traiter.

CHAUFFEUR

Code du chauffeur responsable de la tournée.

COMMENTAIRES POUR LE CHAUFFEUR

Instructions à donner au chauffeur concernant cette tournée.

AJOUT DANS LA TOURNEE

Il est possible de déplacer un bordereau ou une facture préalablement attribuée à une autre tournée à la tournée traitée et en affectant un nouveau n° ordre dans la tournée à ce nouveau document.

Choisissez d’abord le bordereau ou la facture dans la liste (en cliquant sur la flèche) et attribuez lui ensuite un n° ordre, le document sera alors insérer dans la tournée.

AFFICHER EGALEMENT LES COMMANDES

En cochant cette case, vous visualiserez également les commandes déjà attribué à la tournée.

2.01.15 PROFIL DOCUMENT

Ce formulaire permet de créer et paramétrer des profils du document.  Ces profils seront utilisés lors de l'impression des documents commerciaux comme factures, bordereaux de livraison...
Le nom de profil se trouve également dans le formulaire CLIENTS.

Si un profil document n’existe pas pour le type de document envisagé, l’impression envisagera le profil standard STD.  Si celui-ci n’existe pas, l’impression utilisera l’état standard attaché au type de document.

NOM DU PROFIL

Cette zone contient le nom du profil de document.
Pour créer un nouveau profil, cliquez sur le POUSSIN.

TYPE DE DOCUMENT

Cette zone contient le type de document.
Pour connaître la liste des documents, cliquez sur la flèche.

EXEMPLAIRES

Elle contient un chiffre.  Lors de l'impression du document précisé dans la zone NOM DE L'ETAT, ce chiffre détermine le nombre d'exemplaires.

TEXTE DEBUT DU DOCUMENT

Vous pouvez encoder ici un texte qui s'imprimera  au début du document.
Par exemple, pour un ticket de caisse, vous pouvez inscrire ici un texte qui contient le nom et le numéro de téléphone du magasin et éventuellement le nom du vendeur.

TEXTE FIN DU DOCUMENT

Vous pouvez encoder ici un texte qui sera imprimé à la fin du document.
Par exemple, pour une action de tombola, vous pouvez inscrire la phrase : "Gardez précieusement votre facture, c'est votre billet de tombola! Le prochain tirage est prévu pour le 01/01/2000"

ETAT DU DOCUMENT

Cette zone contient le nom de l'état (la squelette ou le lay-out) qu'utilise le programme pour imprimer le document.

ETAT SUPPLEMENTAIRE

Si vous saisissez cette zone, l’état ainsi décrit sera imprimé un nombre de fois correspondant au nombre de palettes indiqueé dans le document traité. (Cette zone sera surtout utilisé dans le cas de bordereaux)

CHAINAGE DE DOCUMENTS

Si vous voulez imprimez un bordereau et que la facture s’imprime ensuite sans aucune altération du document, vous pouvez utilisez le chainage en décidant que le type de document suivant est la facture.  Pour ce faire, dans le profil « Bordereau », cliquez sur la flèche et choisissez le type de document facture.

2.01.16 REGROUPEMENT DE BORDEREAUX EN FACTURES

C'est via ce formulaire que vous pouvez regrouper de manière automatique les bordereaux de livraison des clients en factures.

Vous pouvez choisir de regrouper tous ou un certain nombre de clients jusqu'à tel bordereau, telle facture, de tenir compte ou non des fréquences de regroupement définies, etc... (cfr. paragraphe 1.01.02 GESTION DES CLIENTS- troisième partie - zone REGROUPER TOUS LES)

TRAITEMENT DE TOUS LES CLIENTS

En cochant cette case, vous sélectionnez les bordereaux de tous les clients.
Vous voyez apparaître alors dans la zone CLIENT DEBUT, le numéro du premier client et dans la zone CLIENT FIN, le numéro du dernier client.

CLIENT DEBUT

Cette zone est réservée pour entrer un numéro de client à partir duquel les bordereaux seront transférés en factures et ce jusqu'au CLIENT FIN.
Pour rechercher un numéro de client, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

CLIENT FIN

Cette zone permet d'entrer un numéro client.  Seuls les bordereaux des clients se trouvant entre la zone CLIENT DEBUT et celle-ci seront transférés en factures.
Pour rechercher un numéro de client, utilisez les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR dans la barre d’outils.

INCLURE LES CLIENTS AVEC REPORT DE FACTURATION SUR UN AUTRE CLIENT

Certaines fiches clients sont prévues avec report de facturation vers d’autres clients.  La case à cocher permet de signaler à Visual Concept d’en tenir compte dans le traitement.

TENIR COMPTE DE LA FREQUENCE DE REGROUPEMENT DU FICHIER CLIENT

Dans la gestion des clients, vous avez la possibilité de définir une fréquence de regroupement des bordereaux de livraison en facture.
Cochez cette case si vous désirez que le processus tienne compte de la fréquence définie.

JUSQU'AU BORDEREAU

Si vous avez précisé les clients dans les zones CLIENT DEBUT et CLIENT FIN, le programme vous propose ici une liste de bordereaux relatifs à ces clients.
Si vous sélectionnez un numéro de bordereau, seuls les bordereaux dont le numéro est inférieur ou égal à celui-ci seront regroupés en factures.
Pour accéder à la liste proposée, cliquez sur la flèche.  Pour choisir un bordereau, cliquez simplement sur le bordereau.

JUSQU'AU RETOUR DE MARCHANDISE

Vous pouvez regrouper aussi les retours des marchandises en notes de crédit.
Pour ce faire, spécifiez ici un numéro de retour des marchandises.  Seuls les retours dont le numéro est antérieur ou égal à celui-ci seront pris en compte.
Si vous voulez connaître les numéros de retour existants, cliquez sur la flèche pour les faire apparaître. Choisissez le numéro qui vous intéresse.

DATE DERNIER DOCUMENT

En plus d’avoir déterminé le n° document final, vous spécifiez la date limite du dernier document à considérer.  Tout document trouvé dans la plage de sélection de n° avec une date ultérieure sera rejeté.

DATE FACTURATION

Vous précisez la date qui figurera sur votre nouveau document facture ou note de crédit.