1.04 COMPTABILITE BUDGETAIRE

1.04.01 GESTION DES BUDGETS

Vous apercevrez dans ce formulaire tous les budgets créés, l'année d'application, et la dernière mise à jour.

Vous pouvez aussi créer un budget à partir de ce formulaire et l'initialiser par la suite (Voir: Initialisation des budgets).

1.04.01.01 ANNEE

Introduisez ici l'année d'application du budget.

Vous pouvez donc consulter les informations relatives au budget.  Les modifications de ces informations sont aussi permises à condition que pour l'année d'application, il n'existe pas encore de compte budgétaire défini.

Pour ajouter un nouveau budget, cliquez sur le POUSSIN dans la barre d’outils.

1.04.01.02 CODE

Donnez un nom abrégé (ou code) au budget.
Par exemple, vous pouvez donner le nom abrégé BUD1 pour le Budget du Chantier 1.

1.04.01.03 NOM DU BUDGET

Vous introduisez dans cette zone le nom complet du budget.
Remarquez que nous avons prévu une zone DERNIERE MAJ pour vous indiquer la date et l'heure de mise à jour la plus récente.

Ce formulaire vous donne les signalétiques complètes d'un budget:  la formule utilisée pour les calculs, les répartitions, les réalisations...   

Si vous choisissez l'option de la répartition automatique, il est affiché dans cette zone le budget mensuel prévu et à droite de cette zone, le budget réalisé.

A ce propos, Visual Concept vous offre la possibilité de consulter non seulement les chiffres du budget mais aussi sa représentation graphique.  Cliquez sur le bouton AFFICHER GRAPHIQUE, vous aurez la comparaison entre le budget réalisé et le budget prévisionnel.  Vous pouvez analyser en un clin d'oeil les écarts et éventuellement, rectifier le tir.

1.04.02.01 TRI

La clé de tri est en fait le numéro du compte budgétaire.

1.04.02.02 NOM

Il est indiqué dans cette zone le nom du compte budgétaire dont les détails sont affichés dans les zones en-dessous.

Vous apercevrez dans le formulaire, un bouton MODIFICATION DE LA FORMULE et une zone grise nommée FORMULE.

Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle formule ou pour modifier la formule inscrite dans la zone grise.

1.04.02.03 SENS

Ce SENS est très similaire au SENS des comptes généraux classiques.  Dans la comptabilité générale,  vous pouvez préciser un sens habituel d'imputation (au débit ou au crédit) d'un compte.  Maintenant, dans la comptabilité budgétaire, ce sens permet de spécifier si le solde du compte budgétaire est habituellement débiteur ou créditeur.

1.04.02.04 BUDGET ANNUEL

Cette zone permet d'encoder un budget annuel prévu.  La répartition du budget annuel peut se faire de manière automatique sur chaque mois ou de manière manuelle.

1.04.02.05 REPARTITION AUTOMATIQUE

Comme nous y avons fait allusion précédemment, il est possible de répartir de manière automatique le budget annuel en plusieurs mois.

Pour cela, une répartition doit être créée au préalable (cfr. paragraphe 1.04.06).  Si c'est le cas, il suffit de cliquer sur la flèche et choisir la répartition voulue.

1.04.02.06 MODIFICATION DE LA FORMULE

Ce formulaire permet de composer ou de modifier la formule qui se trouve dans le formulaire SIGNALETIQUE DES BUDGETS

Les zones des listes PARENTHESES, OPERATEURS et LIAISONS permettent de choisir de manière rapide les caractères pour composer votre formule.

Pour ajouter un élément à la formule, cliquez simplement 2 fois sur celui-ci.

1.04.02.07 FORMULE

Vous pouvez entrer la formule directement ou utiliser les valeurs dans les différentes listes (Parenthèses Liaison ..) pour la composer.

La modification de la formule se répercute dans le formulaire SIGNALETIQUE DES BUDGETS.

Un exemple syntaxique est donné en dessous de la zone formule

1.04.02.08 CONSTANTE

La zone CONSTANTE permet d’éditer une constante et de l’envoyer dans la formule.

1.04.02.09 COMPTES

Cette zone permet de modifier l’affichage de la liste située à sa droite.  Choisissez CG si vous souhaitez afficher les comptes généraux, PL les plans analytiques et CA les comptes analytiques.

Cliquez simplement sur un compte de la liste pour l’ajouter à la formule.

1.04.03 CALCUL DES BUDGETS

Ce formulaire permet de faire le regroupement des opérations comptables et analytiques et de mettre à jour les totaux des champs réalisés au sein des différentes lignes de budget.

1.04.03.01 ABREVIATION

Chaque budget est identifié par une abréviation ou code.
Choisissez ici le code du budget dont vous voulez faire les calculs.
Pour connaître les budgets existants, cliquez sur la flèche.

1.04.03.02 MODE DE CALCUL

Il est prévu trois méthodes de calcul.  Vous pouvez choisir de calculer uniquement le budget sélectionné ou de calculer tous les budgets, ou encore de calculer tous les budgets de l'année précisée.

Cochez la case pour choisir l'opération.

1.04.03.03 ANNEE

Précisez ici l'année dont vous voulez calculer le budget.

Ce formulaire vous permet d'imprimer un budget.
Vous pouvez déterminer la période à laquelle l'impression du budget s'arrête.

1.04.04.01 ABREVIATION

Cette zone est réservée pour spécifier le nom abrégé du budget.
Cliquez sur la flèche pour faire apparaître les budgets puis choisissez-en un dans la liste.

1.04.04.02 ARRETE AU MOIS DE

Vous pouvez choisir d'imprimer le budget pour l'année entière ou seulement pour un certain nombre de mois.

Pour définir un nombre de mois, cliquez sur la flèche et choisissez le mois qui sert de limite.

Vous remarquerez que le programme va vous signaler la dernière mise à jour et l'année du budget à imprimer.

Ce formulaire permet de créer un budget à partir d'un budget existant que l'on appellera "budget de base".

Visual Concept vous donne la possibilité de récupérer tout ou une partie des comptes du budget de base.  Vous pouvez aussi copier les budgets prévisionnels ou reporter des budgets réalisés à partir du budget de base.

1.04.05.01 ABREVIATION (BUDGET DE BASE)

Pour créer un nouveau budget à partir d'un budget de base, il faut préciser ici le budget de base.

Pour accéder à la liste des budgets existants, cliquez sur la flèche et choisissez le budget de base voulu.

Après avoir fait ce choix, le programme vous informe de l'année et de la dernière mise à jour du budget sélectionné.

1.04.05.02 NOM

Donnez un nom complet au nouveau budget que vous voulez créer.

1.04.05.03 ABREVIATION (NOUVEAU BUDGET)

Donnez ici une abréviation pour le nouveau budget.  La longueur maximale de l'abréviation est de 5 caractères.

1.04.05.04 ANNEE D’APPLICATION

Il faut préciser l'année d'application du budget.  Le format accepté pour l'année est AAAA.
Par exemple, 1996.
Le programme vous propose par défaut l'année en cours, vous pouvez bien sûr la modifier.

1.04.05.05 MODE DE COPIE

Vous pouvez choisir un mode de copie parmi les deux modes proposés.

Vous pouvez copier tous les comptes, le nouveau budget aura les mêmes comptes que le budget de base.  Cochez alors la case COPIE DE TOUS LES COMPTES.
Si vous ne voulez pas copier tous les comptes du budget de base, cochez la case CONFIRMATION POUR TOUS BUDGETS.  Vous aurez alors la possibilité de confirmer ou d’annuler la copie de chacun des budgets.

1.04.05.06 REPORT DES BUDGETS

Après avoir copié les comptes budgétaires dans le nouveau budget, vous pouvez initialiser ces comptes avec les reports des comptes du budget de base ou seulement avec ses réalisations.

Cochez la case correspondant à la méthode souhaitée.

1.04.06 REPARTITION AUTOMATIQUE

C'est ici que le budget sera réparti pour l'exercice.  Le budget total annuel est exprimé en pourcentage (ex.: 100%).  Vous allez répartir ce pourcentage au cours des 12 mois de l'année.

1.04.06.01 NOM REPARTITION

Il est affiché dans cette zone le nom donné à la répartition.  La  répartition est exprimée en pourcentage, et le total annuel doit être égal à 100% (c'est-à-dire la somme des pourcentages).