1.01.09 CLOTURES ET REOUVERTURES

Nous avons voulu simplifier les mécanismes de clôture en imposant un minimum de contraintes.  La gestion simultanée de plusieurs périodes et exercices est possible dans les limites imposées par la cohérence.

L’ouverture d’un exercice est possible suivant une périodicité personnalisée ou non, en exercice décalé ou non Cf 1.01.09.01 .

La clôture d’un exercice s’effectue à n’importe quel moment Cf 1.01.01.03 puisque le report est automatique.

La clôture des périodes est également libre.  La restriction étant fixée au niveau des journaux, où l’on ne peut plus ajouter des pièces dans une période si la suivante est déjà commencée, et ce, de manière à conserver la numérotation croissante cohérente.

1.01.09.01 OUVERTURE D'UN NOUVEL EXERCICE

Ce formulaire permet d’ouvrir un nouvel exercice.  Précisez  les différentes informations comme date début de l’exercice, le nombre de périodes, le type de période (mensuel, trimestriel) puis validez en cliquant sur le V vert.

EXERCICE A OUVRIR

Cette zone est réservée pour préciser l'exercice que vous voulez ouvrir.
Par exemple: 2000 pour ouvrir un nouvel exercice comptable 2000.

DATE DEBUT EXERCICE

Vous encodez ici la date du début de l'exercice.  Généralement, le 1er Janvier soit 01/01/2000.
Le format accepté pour cette date est : JJ/MM/AAAA
Par exemple : 01/01/2000.

NOM DE L'EXERCICE

Vous devez encoder ici le nom complet de l'exercice.
Par exemple: EXERCICE COMPTABLE 1998.

NOMBRE DE PERIODES

Donnez ici le nombre de périodes pour l'exercice.  Une période peut être mensuelle ou trimestrielle ou autres.

Si vous voulez définir un nombre de périodes identique à celui de l'exercice précédent, il suffit de cocher la case IDEM QUE L'EXERCICE PRECEDENT.

Dans le cas contraire, cochez la case A DEFINIR.
S'il s'agit d'un exercice comptable de type court (moins de 12 mois) ou de type long (plus de 12 mois), le fait de cocher cette case vous permettra de définir les périodes vous-même.

Après avoir défini l’exercice normal, il vous sera possible de définir une période supplémentaire pour l’encodage des O.D. de fin d’exercice.  La période de validité sera identique à la dernière période de l’exercice.

UNE PERIODE

Il est possible de définir ici le type de période.  Une période peut être mensuelle ou trimestrielle ou autre.

Cliquez sur la flèche pour avoir la liste des périodes.  Choisissez ensuite la période qui vous convient.

S'il s'agit d'un exercice comptable de type court (moins de 12 mois) ou de type long (plus de 12 mois), choisissez la valeur A DEFINIR.  Et vous pouvez ensuite définir les périodes vous-même.

PERIODE

Le numéro d'ordre de la période est affiché dans cette zone (sauf si vous définissez la période vous-même).

Par exemple, si la période est mensuelle, le numéro d'ordre commence de 1 à 12.

DATE DEBUT

La date qui débute la période est affichée dans cette zone (sauf dans le cas où vous définissez vous-même la période).

Par exemple, la première période mensuelle de l'exercice 2000 débute le 01/01/2000.

Si l'exercice est de type court (moins de 12 mois) ou de type long ( plus de 12 mois), vous devez préciser ces dates vous-même.  Dans ce cas, le format de la date accepté est JJ/MM/AAAA.

DATE FIN

La date qui termine la période est affichée dans cette zone (sauf dans le cas où vous définissez vous-même la période).
Par exemple, la première période mensuelle de l'exercice 2000 se termine le 31/01/2000.

Si l'exercice est de type court (moins de 12 mois) ou de type long ( plus de 12 mois), vous devez préciser ces dates vous-même.  Dans ce cas, le format de la date accepté est JJ/MM/AAAA.

NOM DE LA PERIODE

Le nom de la période est indiqué dans cette zone.
Par exemple, le nom de la première période de l'exercice 2000 est JANVIER 2000.

Après l'ouverture d'un nouvel exercice comptable, vous pouvez travailler sur le nouvel exercice et sur l'ancien en utilisant cette fonction.

Toutefois, cette fonction ne doit être utilisée que temporairement, efforcez-vous de clôturer l'ancien exercice le plus rapidement possible, de manière à obtenir des chiffres définitifs dans votre nouvel exercice.

1.01.09.03 CLOTURE EXERCICE

!!! UNE SAUVEGARDE DE VOS DONNEES EST IMPERATIVE AVANT CE TRAITEMENT !!!

Cette clôture est définitive (irréversible).  Elle clôt d'office, la dernière période.  Tous les reports (bénéfices, pertes, etc...) doivent être effectués.  Elle effectue les tâches suivantes :

- Préparation de l'écriture de réouverture de l'exercice suivant.
- Mise à jour des cumuls des chiffres d'affaires et des TVA pour le listing annuel.
- Efface les mouvements comptes généraux de l'exercice clôturé.
- Efface les mouvements clients et fournisseurs et réouvre le solde du compte.

A la fin de chacune des opérations, les lettres OK apparaissent en regard de chacun des libellés repris ci-dessus.  En bref, le programme génère une écriture de réouverture sur la période zéro de l'exercice suivant.  Ensuite, il effectue un nettoyage des comptes (clients, fournisseurs et généraux) .

Cette opération peut durer plus d'une heure, elle dépend du volume d'informations à traiter et de la puissance de votre ordinateur.  Patience .... !

Attention: Soyez seul sur le système pour effectuer cette opération!

1.01.09.04 CLOTURE PERIODE EN COURS

Une fois tous vos journaux imprimés, vous pouvez confirmer la clôture de l'ancienne période et l'ouverture de la nouvelle, en cliquant sur  le V  VERT .