1.01.08 T.V.A.

Les mécanismes mis en place pour calculer la TVA sont particulièrement sophistiqués.  Il est important de comprendre la philosophie adoptée pour permettre une déclaration exacte et cohérente.

Nous avons prévu un paramétrage complexe permettant d’élaborer des automatismes et ce, pour permettre une plus grande facilité dans l’usage quotidien du produit.

Il est important de comprendre la nuance entre 2 notions :  Le code TVA et la catégorie TVA.

La catégorie TVA est fixée par la nature du tiers et de l’opération ; autrement dit, comment le client ou le fournisseur se positionne-t’-il par rapport à la TVA, est-il exonéré ? dans la CEE ?  hors de la CEE ?  soumis à la règle des cocontractants ? etc...

Le Code TVA est lié au taux et à la nature des cases de la déclaration à compléter.

L’ordinateur pour chaque écriture mémorise ces 2 paramètres et c’est la combinaison de ces paramètres qui donnera l’information TVA.

Prenons un exemple.  Si vous effectuez une saisie des sorties avec le code TVA  2  et si le client est belge, donc de catégorie TVA 0 , la TVA est calculée avec un taux de 21%.  Si par contre, le client est Français, donc de catégorie TVA  1, le taux est calculé à 0%.  L’utilisateur utilise le code TVA 2 sans se soucier du type de client, c’est le paramétrage qui détermine le calcul.

Lorsqu’on demande l’impression de la déclaration, le programme passe en revue les écritures et en fonction des codes TVA, des catégories TVA et des paramètres Cf 1.01.08.02 détermine les cases de la déclaration.

Il est évident que la modification de la table code TVA est à effectuer avec prudence puisque le calcul de la TVA est lié à celle-ci et que des mécanismes particulièrement complexes peuvent être élaborés (ex: chaînage), une impression de la table est possible Cf 1.01.08.05.

Les cases de la déclaration sont également paramétrées Cf 1.01.08.01 pour permettre un ajustement à un futur modèle de déclaration.  La déclaration peut être imprimée suivant plusieurs variantes.  L’état Présentation verticale administration peut être envoyé directement à l’administration après demande de dérogation.  Si, lors du calcul vous avez des doutes quant au contenu d’une case, vous pouvez demander l’impression détaillée des pièces ayant servi au calcul de cette case Cf 1.01.08.04

La déclaration annuelle est imprimable suivant un format interne reprenant l’ensemble des clients ou un format administration TVA en reprenant uniquement les assujettis avec un chiffre d’affaires supérieur à 5.000 Bef.  Une remise à zéro Cf 1.01.08.08 doit être effectuée après l’impression définitive de la déclaration, cette option permet de tenir compte des exercices décalés.  Un formulaire permet en outre la réintroduction des cumuls, TVA et chiffre d’affaires, en cas de réouverture en cours d’année Cf 1.01.08.09.


1.01.08.01 CASES TVA       


 


Il s'agit d'un formulaire reprenant les différentes cases de la déclaration TVA.  Cette table ne doit être modifiée qu'en cas de changement dans la présentation et/ou dans l'ordonnancement du formulaire TVA officiel.

Evitez toutes manipulations hasardeuses, celles-ci peuvent avoir des conséquences dans la fiabilité des informations.

Recopiez le numéro de case à la zone CASE et le nom de cette case à la zone NOM CASE.

A AJOUTER

Dans le cas où, la case reprend la somme des autres cases, entrez ici la règle de calcul en utilisant les terminologies logiques et en respectant la syntaxe suivante:

1)   Pour indiquer la case 54 , vous notez [case]= '54'

2)   Pour indiquer dans la case 71 la somme des cases 54 et 55 , à la zone CASE, il faut donner le numéro 71 et inscrivez dans la zone A AJOUTER l'expression:  [case]='54' or [case]='55'

A SOUSTRAIRE

Dans le cas où, la case reprend la soustraction des autres cases, entrez ici la règle de calcul en utilisant les terminologies logiques et en respectant la syntaxe suivante:

1)   Pour indiquer la case 59 , vous notez [case]= '59'

2)   Pour indiquer dans la case 71 la soustraction des cases 59, 62 et 64 , à la zone CASE, il faut donner le numéro 71 et inscrivez dans la zone A SOUSTRAIRE l'expression:  [case]='59' or [case]='62' or [case]='64'


1.01.08.02  CODE TVA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Attention: ne touchez à ce formulaire qu'avec beaucoup de précautions et seulement si cela s'avère indispensable.  Toutes les règles de calcul de TVA sont contenues dans cette table, la moindre modification peut altérer la fiabilité de vos informations.

N° CODE TVA

Il s'agit du code TVA que vous retrouvez dans les différents formulaires de saisie comptable, dans la fiche article ainsi que dans le programme de facturation.

Ce code est toujours associé à la catégorie TVA (zone suivante) pour définir une règle particulière de ventilation.

CATEGORIE TVA

La catégorie TVA du client ou du fournisseur en relation avec le code TVA va déterminer les règles de ventilation régissant les documents.

Exemples:
Si le code TVA utilisé est 01 VENTES 6% et si la catégorie TVA de mon client est 0 (assujetti Belge), j'appliquerai une TVA de 6% et je placerai le résultat dans la case 1 de la déclaration.
Par contre, si le code TVA est toujours 01 mais que la catégorie TVA de mon client est 1 (Intra-communautaire), je n'appliquerai aucune TVA et je placerai le résultat dans la case 46 de la déclaration.

TYPE DE JOURNAL

Vous devez spécifier ici, dans quel type de journal (Entrées, Sorties, Opérations Diverses, Financières) vous désirez utiliser ce code de TVA.  Le type 99 vous permet de spécifier un usage dans tous les journaux.

CE CODE EST RESERVE AU CALCUL DE LA TVA

Si cette case est cochée, cela signifie que les montants passés sur ce code sont affectés à la TVA et non à la base imposable.

Le système contrôle l'équilibre entre les montants passés sur les codes réservés à la TVA et les montants calculés sur les autres codes.

COMPTE GENERAL HABITUE

Si j'utilise ce code TVA, le programme me propose le compte général se trouvant dans cette zone, il est cependant possible de le modifier lors de la saisie.

TVA A APPLIQUE

Si ce code n'est pas affecté à la TVA, mais plutôt à une base imposable, il est nécessaire de spécifier avec quel taux la TVA doit être calculée ainsi que le code qui contient les informations concernant cette TVA (Numéro de Compte Général, case de la déclaration, etc...).

Exemple: Le code TVA 01 est une base imposable à 6% qui me dit que les informations concernant la TVA sont dans le code 20.

TAUX DE TVA        

Taux de TVA à appliquer sur le montant passé avec ce code.

En cas de modification des taux de TVA, il est nécessaire de passer en revue les enregistrements et d'adapter le taux pour chacun d'entre eux.

CHAINAGE

Il s'agit ici d'un mécanisme très complexe.  En effet, il peut s'avérer que dans certains cas une seule ventilation TVA est insuffisante.

Prenons le cas des achats cocontractants, dans ce type d'achat, il est nécessaire de faire jouer 2 codes TVA, l'un pour la TVA à payer, l'autre pour la TVA à récupérer.

Nous allons donc indiquer sur le code qui concerne l'achat cocontractant (code 10 Cat.TVA 3) que la TVA est chaînée, le programme va donc appliquer le 1er code TVA (21 avec un taux de 21% pour le code 10), comme la case à cocher du chaînage est activée, il va lire le contenu du code de la TVA (21) et va s'apercevoir que ce code le renvoie de nouveau à un autre code TVA (23) avec un taux de -21%, il va donc générer 2 lignes d'écritures pour la TVA et appliquer le Taux résultant  (21% - 21%=0%).

L'utilisateur chevronné peut créer ses propres mécanismes.  Toutefois, nous conseillons la prudence en vue de ne pas affecter des écritures antérieures.

CASE DE LA DECLARATION

Un code TVA peut affecter une ou plusieurs cases de la déclaration.  Nous définissons ici les cases concernées ainsi que la manière d'influencer ces cases.

CASE TVA DEBIT OU CREDIT

La case est affectée par le montant sur ce code TVA si celui-ci est  C CREDITEUR   D DEBITEUR

CASE TVA A SOUSTRAIRE

Si cette case est cochée, cela signifie que le montant est à soustraire de la case TVA et non à ajouter.

EXCLURE DE LA DECLARATION INTRACOMMUNAUTAIRE

Si cette case est cochée, cela signifie que tout montant associé à ce code ne sera pas repris lors de l’édition de la déclaration intra-communautaire.


1.01.08.03 DECLARATION TVA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Il s'agit ici, d'une proposition pour vous aider à compléter votre déclaration.  La qualité de cette liste dépend de la qualité de vos encodages comptables.

Vous avez la possibilité de spécifier une période de début et une période de fin et le choix entre différentes présentations.  D’autres éléments proviennent de vos paramètres société, TVA.  Il vous est toujours possible de les modifier avant d’imprimer la déclaration TVA.

EXERCICE

Sélectionnez ici l'exercice comptable dont vous voulez faire la déclaration de TVA.
Pour connaître la liste des exercices, cliquez simplement sur la flèche pour les faire apparaître.

PERIODE DEBUT

Vous pouvez préciser une fourchette de périodes dans l'exercice comptable choisi, dans la zone EXERCICE.  Pour ce faire, il faut commencer par choisir la PERIODE DEBUT.

La déclaration de TVA ne tiendra compte que des écritures effectuées pendant la fourchette de périodes.

Si vous voulez connaître la liste des périodes de l'exercice, cliquez sur la flèche pour les faire apparaître.

PERIODE FIN

Parallèlement à la PERIODE DEBUT, il faudrait limiter la déclaration à une PERIODE FIN.  Les écritures saisies hors de ces périodes ne seront pas prises en compte pour la déclaration de TVA.

Si vous voulez connaître la liste des périodes de l'exercice, cliquez sur la flèche pour les faire apparaître.

PRESENTATION ET CONTROLE

Visual Concept vous offre trois modèles de présentation possibles pour la déclaration de TVA:

1-      présentation interne: les cases de TVA et les montants à déclarer sont présentés sous forme d’un tableau.
2-      présentation verticale: le document est présenté et imprimé comme exige l’Administration  TVA.
3-      formulaire préimprimé de l'Administration TVA: vous introduisez le document préimprimé fourni par l’Administration TVA et les montants à déclarer seront imprimés dans les cases correspondantes.

Pour choisir l'une ou l'autre présentation, cochez la case correspondante.
Une case à cocher est aussi prévue pour le contrôle des montants calculés dans les cases.  Cochez cette case si vous le souhaitez.

N° TVA DU COMPTABLE

Ce N° TVA provient des paramètres TVA.  Il est obligatoire et représente soit votre N° TVA, si vous établissez vous-même la déclaration TVA, soit le N° TVA du comptable externe à votre entreprise, s’ il est responsalbe de cette déclaration.

DECLARANT

Introduisez ou modifiez les coordonnées de votre société si les paramètres de celle-ci sont incorrect.

T.V.A.

Le premier renseignement est la première partie de votre vignette TVA. Exemple :  (AM/606).
Le second renseignement est votre N° TVA.  Exemple : BE000000097

MODIFICATION D’IDENTITE OU D’ADRESSE

Introduisez les modifications éventuelles à transmettre à l’administration TVA.

DATE – NOM ET QUALITE DU SIGNATAIRE – N° TELEPHONE

Introduisez la date de la déclaration TVA, les noms et qualités du signataire de cette déclaration et le n° téléphone où l’administration TVA peut vous joindre.

TRIMESTRE – ANNEE –MOIS

Selon que votre déclaration est mensuelle ou trimestrielle, introduisez l’année de la déclaration et le trimestre ou le mois correspondant à celle-ci.

DEMANDE RESTITUTION –DOCUMENTS

Cochez l’une de ces trois cases si vous devez faire la demande de restitution de TVA ou la commande de vignettes TVA ou virements.

JUSTIFICATIF CASE 61 ET 62

La déclaration de montant dans chacune de ces cases se fait par ces 3 cases.

ACOMPTE DU EN DECEMBRE

Si un acompte est du lors de la déclaration de décembre, introduisez le à cet endroit.

NON REPRIS SUR LA DECLARATION

Les montants d’acomptes trimestriels, solde à payer et solde dû par l’Etat peuvent être saisi dans ces cases mais ne seront imprimés sur aucune déclaraton.


1.01.08.04 IMPRESSION CONTROLE DECLARATION TVA        

 

 

 

 

 

Ce formulaire permet d’imprimer, en détail, des cases TVA pour le contrôle de la déclaration. Choisissez un exercice comptable, les périodes début et fin, les numéros de cases et cliquez sur le bouton V vert.

Pour chaque case de TVA demandée, vous aurez à l'impression toutes les écritures classées par taux de TVA.  En cochant la case « Totaux Seuls », seuls les totaux de chaque case seront imprimés.

EXERCICE

Sélectionnez un exercice comptable que vous voulez imprimer.
Pour accéder à la liste des exercices non encore clôturés, cliquez sur la flèche.

PERIODE DEBUT

Précisez une période de début.  Seuls les détails des cases TVA dont la période est comprise entre cette période et celle dans la zone PERIODE FIN seront imprimés.
Pour accéder à la liste des périodes, cliquez sur la flèche.

PERIODE FIN

Précisez une période de fin.  Seuls les détails des cases TVA dont la période est comprise entre la période dans la zone PERIODE DEBUT et celle-ci seront imprimés.
Pour accéder à la liste des périodes, cliquez sur la flèche.

CASE DEBUT

Vous pouvez  choisir d’imprimer seulement un certain nombre de cases TVA. Dans ce cas, précisez ici la case de début.  Seules les cases qui sont comprises entre cette case et celle précisée dans la zone CASE FIN seront imprimées.
Pour accéder à la liste des cases, cliquez sur la flèche.

CASE FIN

Précisez ici la case de fin.  Seules les cases qui sont comprises entre la case dans la zone CASE DEBUT et celle-ci seront imprimées.
Pour accéder à la liste des cases, cliquez sur la flèche.

TOTAUX SEULS

Cochez cette case si vous voulez imprimez uniquement les totaux des cases TVA.

1.01.08.05 IMPRESSION DES CODES  T.V.A.

Ce point du Menu permet de lancer l’impression de la table CODE TVA.  Vous aurez toutes les informations concernant les catégories, l’utilisation, journal, compte général, l’affectation dans les cases TVA, ... liées à chaque code de TVA existants.

1.01.08.06 IMPRESSION LISTING ANNUEL TVA

 

 

 

 

 

Ce formulaire permet d'imprimer le listing annuel de TVA demandé par l'Administration.
Ce listing contiendra les clients assujettis avec lesquels vous avez traité lors de l'année civile.

Remarque:  Contactez vos clients avec un numéro de TVA inconnu INC et complétez votre fichier client avant l'impression du listing annuel en demandant un « Etat pour contrôle interne ».

Après l'impression définitive et vérification de la conformité de la liste vous devez procéder à la remise à zéro des cumuls TVA et chiffres d'affaires.

POUR L’ANNEE

Introduisez l'année civile complète (avec le siècle : exemple 1995)

ETAT POUR CONTROLE INTERNE

Vous avez la possibilité d'imprimer, à l'aide de cette case à cocher, une liste interne reprenant également les non-assujettis pour effectuer un contrôle avant l'impression.

ENVOI PAR DISQUETTE

En cochant cette case, en définissant le lecteur (exemple :  « A: ») et le fichier (exemple :  « ListTva.txt »), vous avez la possibilité de transmettre votre listing annuel TVA à l’administration sur un support magnétique de type disquette, ZIP...


1.01.08.07 RELEVE INTRACOMMUNAUTAIRE

 

 

 

 

 

Si votre société possède des clients de type intra-communautaire, vous êtes tenu par la loi de déposer trimestriellement un listing de livraison de biens intra-communautaires.

Ce formulaire vous permet de saisir les critères pour l'impression de ce listing.

Le listing reprend les informations concernant le client comme : le nom, le numéro de TVA , un code pour déterminer le type de transfert de biens, le montant de la transaction en francs belges ainsi que l'année et la période comptable.

EXERCICE

Choisissez l'exercice comptable (ex. 1999)
Pour accéder aux exercices disponibles, cliquez simplement sur la flèche.

PERIODE DEBUT

Précisez ici une période de début.  Seules les livraisons intra-communautaires comprises entre cette période et celle précisée dans la zone PERIODE FIN seront imprimées.

Pour accéder à la liste des périodes, cliquez sur la flèche.

PERIODE FIN

Précisez ici une période de fin.  Seules les livraisons intra-communautaires comprises entre cette période et celle précisée dans la zone PERIODE DEBUT seront imprimées.

Pour accéder à la liste des périodes, cliquez sur la flèche.

ANNEE CIVILE

Précisez ici l’année civile auquel se rapporte les livraisons intra-communautaires, cette année pouvant être différtente de l’exercice traité.

DEVISE

Choisissez la devise d’imprssion des livraisons intra-communautaires, soit BEF ou EUR.  Dès que vous avez choisi l’EURO, ce choix est irréversible.

RELEVE VALABLE POUR LE TRIMESTRE.

Comme nous l’avons expliqué précédemment, le relevé est trimestriel.  Précisez dans cette zone à quel trimestre se rapporte le relevé.


1.01.08.08 REMISE A ZERO CUMUL TVA ET CHIFFRE D'AFFAIRES

 

 

 

 

 

Il est nécessaire de passer par ce point du menu après avoir imprimé de manière définitive le listing annuel des assujettis.

Cliquez sur le bouton V vert dans la barre d’outils pour démarrer la procédure.  Le cumul du chiffre d'affaires et celui de la T.V.A. seront remis à zéro.


1.01.08.09 REOUVERTURE CHIFFRE D’AFFAIRES ET TVA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Attention: cette fonction ne doit être utilisée que si vous avez commencé votre comptabilité en cours d'année et que vous avez réintroduit la situation de vos clients par des opérations diverses.

Si vous avez acquis Visual Concept en cours d'année, vous avez dû, sans doute, réintroduire votre situation comptable par le journal des opérations diverses.  Dans ce cas, vous n'avez pas détaillé pour chaque client, la partie affectée au chiffre d'affaires et la partie affectée à la TVA.  Si vous ne détaillez pas dans ce programme chacune des parties, votre système sera incapable d'imprimer correctement votre listing annuel des clients assujettis, il ne tiendra pas compte des factures qui auraient été encodées par un autre système.