1.01.04 SAISIES COMPTABLES


 


Le programme affiche par défaut la période ainsi que la date de la période en cours.

Vous pouvez  choisir la période ou l'exercice comptable.  Cependant, si la période choisie est antérieure à la période en cours de l'exercice, vous ne pouvez pas saisir de nouvelles écritures.  Seules les consultations et modifications des pièces existantes sont permises pour autant que la période ne soit pas clôturée.

Vous pouvez choisir le type du journal et le nom du journal.

 

Une fois toutes ces données introduites, cliquez sur le V  VERT.  Suivant votre choix, un des 4 formulaires d'encodage d'écritures apparaîtra.

PERIODE

Choisissez la période comptable pour laquelle vous voulez saisir les écritures.

Cliquez sur la flèche pour les faire apparaître.

TYPE DE JOURNAL

Choisissez le type de journal dans la liste en cliquant sur la flèche.

Vous avez le choix entre :

1- Sorties (pour vos factures de sorties);

2- Entrées (pour vos factures d'entrées);

3- Financier;

4- Opérations Diverses.

La Date Début  et la Date Fin sont celles de la période.


JOURNAL

Spécifiez le numéro du journal.  Par exemple, le type de journal Financier peut avoir 3 journaux différents: un journal CAI pour caisse, un journal BAN pour banque et un CCP pour la poste.

C'est pourquoi, le programme vous invite en plus ici à préciser le numéro du journal dans lequel la saisie de l'écriture sera effectuée.  Pour connaître la liste des journaux, cliquez sur la flèche.

Remarquons aussi que la zone Dernière Date correspond à la date de la dernière pièce traitée dans le journal correspondant et la Date Début  et la Date Fin sont celles de la période.  Nous avons aussi  pris soin d'afficher le numéro de la DERNIERE PIECE ENCODEE et le PLUS PETIT N°  DE PIECE POSSIBLE pour la période.

1.01.04.01 SAISIES SORTIES


Ce formulaire permet l'encodage de factures de vente.

Lorsque vos lignes sont encodées, ils vous suffit d'utiliser le V  VERT pour valider l'information.

Utilisez le SWITCH-DEPART-RETOUR pour rechercher ou créer le compte client.

DATE DE LA PIECE

Le programme propose la date de la dernière pièce encodée dans ce journal, modifiez cette date, si nécessaire.

Si votre date est en dehors de la fourchette des dates prévues (votre date est hors de la période comptable), un message d'avertissement apparaît.


PIECE

Il s'agit du numéro de la dernière pièce encodée dans ce journal + 1
Il est possible mais non souhaitable, de modifier une pièce de la même période en modifiant cette zone.

COMMENTAIRE

Si vous inscrivez un commentaire dans cette zone, celui-ci sera inscrit dans toutes les lignes d'écritures.

FACTURE OU NOTE DE CREDIT

Par défaut, le programme vous propose la saisie des factures, il est cependant possible de modifier cette case à cocher pour réaliser l'imputation d'une note de crédit.

ATTENTION:

Après validation de la pièce V  VERT, cette case reste positionnée sur sa valeur précédente.

MONTANT T.V.A. COMPRISE

Cochez cette case si vous voulez encoder le montant TVA comprise.

Le programme se charge de calculer le montant hors TVA correspondant d'après le code précisé.

CONSERVER REFERENCE

Il arrive fréquemment que vos imputations comptables soient effectuées de manière identique pour un fournisseur.  Il est possible de conserver ces écritures dans une table et de s'en servir comme écriture de référence lors des encodages suivants.

 

Par exemple, prenons une imputation de facture d'achat d'un tel fournisseur pour un tel article.  Vous faites intervenir toujours le compte Achat de marchandises 6040000000, le compte TVA à récupérer 4110000000 (le code de TVA est toujours le même), et le compte fournisseur en question.  Lors de la première imputation de cette facture, cochez la case CONSERVER REFERENCE, l'écriture sera conservée comme une écriture de référence.

UTILISER REFERENCE

Cochez cette case si vous voulez utiliser les écritures de références.

NE PAS EFFACER REFERENCE

Si vous voulez réutiliser plusieurs fois une même écriture de référence. Cochez cette case.

NOM DE REFERENCE

Précisez dans cette zone le nom de l’écriture de référence à utiliser.

Pour accéder à la liste des écritures de référence, cliquez sur la flèche.

INTRASTAT

Si vous voulez enchaîner directement la saisie des mouvements Intrastat, cochez cette case.

DATE ECHEANCE

Il s'agit de la date d'échéance calculée à partir de l'échéance du fichier clients.

CAT TVA

Cette zone détermine le régime particulier de votre client par rapport aux mécanismes de TVA.

Cette zone ne doit être modifiée qu'après avoir rempli la zone du N° de compte et seulement dans le cas où la catégorie TVA est différente de la catégorie habituelle du client.

Exemple : votre client est un assujetti normal et est défini avec une catégorie TVA  0  dans sa fiche, cette zone CAT TVA aura la valeur 0 par défaut.

TYPE DE COMPTE

Le type de compte pour la 1ère ligne est de 1 pour indiquer qu'il s'agit d'un compte client, les lignes suivantes sont de type 3 comptes généraux.

CODE TVA

Le code TVA détermine le taux de TVA ainsi que la ventilation dans la déclaration, c'est sur base de ce code que la valeur est calculée. 

Lorsque vous avez introduit le code vente et si aucune modification n'est nécessaire vous pouvez valider la pièce en cliquant sur le V VERT de la boîte à outils.

Deux notions sont implicitement liées dans le système, la catégorie TVA du client qui détermine la manière dont le client est perçu par l'administration de la TVA et le code TVA qui lui, détermine le taux .  C'est la combinaison de ces 2 codes qui détermine les ventilations de la déclaration.

Conseil: Ne modifiez qu'avec beaucoup de prudence les tables des codes TVA!

COMMENTAIRE LIGNE

Vous pouvez introduire un commentaire particulier sur une ligne. Toutefois un commentaire automatique est généré si vous n'avez pas complété cette zone.

N ° COMPTE

Il s'agit pour la 1ère ligne du numéro, ou de la référence du compte client.  Pour les lignes suivantes, il s'agit du n°  de compte général.

Utilisez les fonctions SWITCH-DEPART-RETOUR pour effectuer vos recherches.

SYNTAXE RAPIDE

Il est possible d'utiliser une syntaxe particulière permettant la recherche rapide d'un compte.

Si vous connaissez le début du Numéro de votre client, vous pouvez utiliser le signe -

Exemple : le Numéro est  DUPONAN  vous pouvez introduire DUP-

le système vous affiche alors le 1er compte commençant par DUP

Si vous connaissez le début du nom du votre client, vous pouvez introduire le signe +

Exemple : le nom de votre client est DURAND PAUL, vous pouvez introduire DUR+

Cette syntaxe est utilisable avec les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR

DEBIT

C'est le montant que vous doit le client si vous êtes à la 1ère ligne.

Dans les lignes suivantes et généralement en cas de note de crédit, c'est le montant à introduire dans un compte général de ventes ou de TVA.

NOTIONS COMPTABLES ELEMENTAIRES

Rappelons ici une notion comptable simple.  Dans le cas d'une facture, le montant total est au débit du compte client et au crédit des comptes généraux et bien sûr ,l'inverse en cas de note de crédit.

CREDIT

Il s'agit du montant que vous devez à votre client dans le cas d'une note de crédit.
Dans les lignes suivantes et en cas généralement de facture, il s'agit du montant à introduire dans un compte général de ventes ou de TVA.

DEVISE

Vous avez la possibilité de saisir un montant en devise, devise que vous indiquez dans cette zone et montant que vous saisissez dans la zone suivante « Montant Devise »

MONTANT DEVISE

Lorsque vous avez choisi une devise différente de la devise de base du dossier, introduisez dans cette zone le montant en devise. (Le montant n’est jamais signé)  La contre-valeur dans la devise du dossier se placera dans le débit ou le crédit.

ANALYTIQUE (A)

Ce bouton vous permet de saisir l’analytique liée à une ligne d’écriture, pour autant que cela soit permit pour le compte envisagé.


1.01.04.02 SAISIES ENTREES    


 


Ce formulaire permet l'encodage des factures d'entrées ou des notes de crédit.  Cochez la case correspondant à votre choix.

Lorsque vos lignes sont encodées, ils vous suffit d'utiliser le V  VERT pour valider l'information.

Utilisez le SWITCH-DEPART-RETOUR pour rechercher ou créer le compte fournisseur.

DATE

Date de la pièce.

Le programme propose la date de la dernière pièce encodée dans ce journal, modifiez cette date si nécessaire.

Si votre date est en dehors de la fourchette de la date prévue, un message d'avertissement apparaît.

PIECE

Il s'agit du numéro de la dernière pièce encodée dans ce journal + 1.

Il est possible mais non souhaitable de modifier une pièce de la même période en modifiant cette zone.

COMMENTAIRE

Si vous inscrivez un commentaire dans cette zone, celui-ci sera inscrit dans toutes les lignes d'écritures.


FACTURE OU NOTE DE CREDIT     

Par défaut, le programme vous propose des factures.  Il est cependant possible de modifier cette case à cocher pour réaliser l'imputation d'une note de Crédit.

ATTENTION : Après validation de la pièce V  VERT, cette case reste positionnée sur sa valeur précédente.

CONSERVER REFERENCE

Il arrive fréquemment que vos imputations comptables soient effectuées de la même manière.  Il est possible de conserver ces écritures dans une table et de s'en servir comme écriture de référence les prochaines fois.

 

Par exemple, prenons une imputation de facture d'achat d'un tel fournisseur pour un tel article.  Vous faites intervenir toujours le compte Achat de marchandises 6040000000, le compte TVA à récupérer 4110000000 (le code de TVA est toujours le même), et le compte fournisseur en question.  Lors de la première imputation de cette facture, cochez la case CONSERVER REFERENCE, l'écriture sera conservée comme une écriture de référence.

UTILISER REFERENCE

Cette case permet d'utiliser les écritures de référence.

NE PAS EFFACER REFERENCE

Cochez cette case si vous désirez utiliser une même écriture de référence plusieurs fois de suite.

NOM DE REFERENCE 

Choisissez le nom de l’écriture de référence à  utiliser.

Pour accéder à la liste des écritures de référence, cliquez sur la flèche.

ECHEANCE

Il s'agit de la date d'échéance calculée à partir de l'échéance du fichier fournisseurs.

CATEGORIE TVA

Cette zone détermine le régime particulier de votre client par rapport aux mécanismes de TVA.

Cette zone ne doit être modifiée qu'après avoir rempli la zone du N° de client et seulement dans le cas où la catégorie de TVA est différente de la catégorie habituelle du client.

Exemple : votre client est un assujetti normal et est défini avec une catégorie TVA  0  dans sa fiche. Cette catégorie est proposée par défaut.

TYPE DE COMPTE

Le type de compte pour la 1ère ligne est de 2, pour indiquer qu'il s'agit d'un compte fournisseurs, les lignes suivantes sont de type 3 comptes généraux.

CODE TVA

Le code TVA détermine le taux de TVA ainsi que la ventilation dans la déclaration, c'est sur base de ce code que la valeur est calculée.  La 1ère ligne ne doit pas comporter de code TVA.

Il est possible d'introduire un code d'achat sans contrôle de la TVA (Code 10 SC), ce code n'est cependant à utiliser que dans des cas très particuliers, il est nécessaire alors de passer la TVA avec le code de TVA sans contrôle (Code 20).

Lorsque vous avez introduit le code achat, et si aucune modification n'est nécessaire, vous pouvez valider la pièce en cliquant sur le V VERT de la boîte à outils.

Deux notions sont implicitement liées dans le système : la catégorie TVA du fournisseur qui détermine la manière dont le fournisseur est perçu par l'administration de la TVA et le code TVA qui lui, détermine le taux.

C'est la combinaison de ces 2 codes qui détermine les ventilations de la déclaration.

Ne modifiez qu'avec beaucoup de prudence les tables des codes TVA.

COMMENTAIRE

Vous pouvez introduire un commentaire particulier sur une ligne.

Toutefois un commentaire automatique est généré si vous n'avez pas complété cette zone.

N°  COMPTE

Il s'agit pour la 1ère ligne du numéro ou de la référence du compte fournisseur, pour les lignes suivantes il s'agit du n° de compte général.

Utilisez les fonctions SWITCH-DEPART-RETOUR (case rouge de la boîte à outils) pour effectuer vos recherches.

SYNTAXE RAPIDE

Il est possible d'utiliser une syntaxe particulière permettant la recherche rapide d'un compte.

Si vous connaissez le début du N° de votre fournisseur, vous pouvez utiliser le signe -

Exemple : le N° est  DUPONAN  vous pouvez introduire DUP-

le système vous affiche alors le 1er compte commençant par DUP

Si vous connaissez le début du nom du votre fournisseur, vous pouvez introduire le signe +

Exemple : le nom de votre fournisseur est DURAND PAUL, vous pouvez introduire DUR+

Cette syntaxe est utilisable avec les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR.

DEBIT    

Il s'agit du montant que vous devez à votre fournisseur, pour la 1ère ligne et ce, dans le cas d'une note de crédit  fournisseur.

Dans les lignes suivantes et généralement en cas de facture, il s'agit du montant à introduire dans un compte général d'achats ou de TVA.

NOTIONS COMPTABLES ELEMENTAIRES

Rappelons ici une notion comptable simple.  Dans le cas d'une facture, le montant total est au crédit du compte fournisseur et au débit des comptes généraux et bien sûr, l'inverse en cas de note de Crédit.

CREDIT

Il s'agit du montant que vous devez à votre fournisseur dans le cas d'un fournisseur.

Dans les lignes suivantes et en cas généralement de facture, il s'agit du montant à introduire dans un compte général d'achats ou de TVA.

DEVISE

Vous avez la possibilité de saisir un montant en devise, devise que vous indiquez dans cette zone et montant que vous saisissez dans la zone suivante « Montant Devise »

MONTANT DEVISE

Lorsque vous avez choisi une devise différente de la devise de base du dossier, introduisez dans cette zone le montant en devise. (Le montant n’est jamais signé)  La contre-valeur dans la devise du dossier se placera dans le débit ou le crédit.

ANALYTIQUE (A)

Ce bouton vous permet de saisir l’analytique liée à une ligne d’écriture, pour autant que cela soit permit pour le compte envisagé.


1.01.04.03 SAISIES FINANCIERES     


 


La saisie financière permet l'encodage de vos opérations bancaires ou vos opérations de caisse.

L'introduction d'un solde début et d'un solde de fin permet le contrôle de l'ensemble de l'écriture.  En effet, en fin d'extrait, le montant débiteur doit être égal au montant créditeur pour pouvoir valider l'opération.

DATE

Il s'agit de la date de votre extrait bancaire ou de votre pièce de caisse.

PIECE

Il s'agit du numéro de votre extrait bancaire ou de votre pièce de caisse.

SOLDE DEBUT

Il s'agit du solde qui se trouve normalement en début de votre extrait bancaire.  Appuyez simplement sur la touche <ENTER> pour passer à la zone suivante.

En cas de réouverture ou de modification d'une pièce existante, ce solde peut être à 0.

SOLDE FIN

Il s'agit du solde qui se trouve à la fin de votre extrait bancaire ou de votre caisse.  N'oubliez pas que votre extrait peut prendre plusieurs pages.

La différence entre le solde début et fin crée une écriture dans le compte financier adapté au journal .

TYPE

Choisissez ici un type de compte:

1- S'il s'agit d'une écriture se rapportant à un client.

2- S'il s'agit d'une écriture se rapportant à un fournisseur.

3- S'il s'agit d'une écriture sur un compte général.

TVA

Cette case n'est à utiliser que dans des cas particuliers où vous êtes amené à payer une TVA sur certains frais bancaires.

COMMENTAIRES

Ce commentaire peut être utilisé pour spécifier, par exemple, le n° de la facture que vous payez à votre fournisseur ou qu'un client vous paie.

CONSULTATION (C)

Cliquez sur ce bouton si vous voulez consulter la situation du compte.

N°  COMPTE

Il s'agit du numéro ou de la référence du compte client, fournisseur ou compte général.

Utilisez les fonctions SWITCH-DEPART-RETOUR pour effectuer vos recherches.

SYNTAXE RAPIDE

Il est possible d'utiliser une syntaxe particulière permettant la recherche rapide d'un compte.

Si vous connaissez le début du Numéro de votre client ou de votre fournisseur, vous pouvez utiliser le signe -

Exemple : le Numéro est  DUPONAN  vous pouvez introduire DUP-

le système vous affiche alors le 1er compte commençant par DUP

Si vous connaissez le début du nom du votre client, vous pouvez introduire le signe +

Exemple : le nom de votre client est DURAND PAUL, vous pouvez introduire DUR+

Cette syntaxe est utilisable avec les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR

L’utilisation du ? suivi du montant permet une recherche sur le montant CF 1.01.12


DEBIT

Montant allant au débit de votre client, fournisseur ou compte général.

NOTIONS COMPTABLES

Le paiement d'un client est un crédit et le paiement à un fournisseur est un débit.  Votre ordinateur se positionne dans la colonne adéquate.  L'utilisation de montants négatifs n'est pas comptable.

CREDIT

Il s'agit d'un montant reçu par votre banque, un paiement du client par exemple.

Attention: Pas de montant négatif.

R

Ce bouton permet de déclencher le processus de réconciliation. ( cfr. paragraphe 1.01.04.03) 

<ENTER> permet de traiter la réconciliation

<TAB> permet le passage à la ligne suivante sans réconcilier

ANALYTIQUE (A)

Ce bouton vous permet de saisir l’analytique liée à une ligne d’écriture, pour autant que cela soit permit pour le compte envisagé.

1.01.04.03.01 RECONCILIATION


 


Ce formulaire vous permet de réconcilier un paiement à une facture ou une note de crédit.  Il apparaît à l'écran chaque fois que vous cliquez sur le bouton R rouge dans le formulaire SAISIES FINANCIERES et que le système n’a pu effectuer une réconciliation automatique.

Pour réconcilier le montant dans la saisie financier avec un ou des montants dans la colonne SOLDE RESTANT DU de ce formulaire, il suffit de cliquer sur le bouton T rouge chaque fois que vous trouvez le ou les montants à réconcilier.  Le montant réconcilié sera inscrit dans la colonne MONTANT.  Le bouton A rouge vous permet d'annuler l'opération.

Si les montants correspondent exactement au montant à réconcilier, en bas du formulaire, vous aurez 0 dans les zones MONTANT A TROUVER, TOTAL, DIFFERENCE cliquez simplement sur le bouton V vert dans la barre d’outils pour valider.

MONTANT  

Si le montant à affecter à la pièce comptable est différent du solde restant dû (par exemple, paiement d’un acompte sur une facture), encodez la montant choisi directement dans cette zone.

Si une différence subsiste après la réconciliation, et que ce montant est justifié (par exemple, différence de change), cliquez sur le bouton JUSTIFIER LES DIFFERENCES pour faire apparaître le formulaire réservé à cet effet.  Cette fonction est uniquement valable à partir de la saisie financière.

1.01.04.03.02 RECONCILIATION DIFFERENCE


 


Utilisez ce formulaire pour justifier la différence des montants réconciliés dans le formulaire RECONCILIATION.

Vous avez le montant à justifier affiché dans la zone DIFFERENCE A JUSTIFIER.  Au fur et à mesure de vos justifications, le montant dans la zone SOLDE sera recalculé.

A partir de ces justifications, Visual Concept génère les écritures comptables en utilisant les comptes que vous avez paramétrés préalablement. (cfr. paragraphe 3.02.07 de la troisième partie PARAMETRES)


FRAIS BANCAIRES          

Inscrivez ici le montant à justifier s'il s'agit de frais bancaires.

ESCOMPTE 

Inscrivez ici le montant à justifier s'il s'agit d'un escompte.

TVA SUR OPERATIONS BANCAIRES

Inscrivez ici le montant à justifier s'il s'agit d'une TVA pour la banque.

CHANGE

Inscrivez ici le montant à justifier s'il s'agit d'une différence de change.

DIVERS

Inscrivez ici le montant à justifier s'il s'agit d'une opération qui ne correspond à aucune des opérations dans les zones précédentes.


1.01.04.04 SAISIES OPERATIONS DIVERSES


 


Il s'agit d'opérations particulières que vous pouvez être amené à exécuter pour rectifier, par exemple, certaines écritures erronées ou bien, pour passer la dotation des amortissements.

Pour passer les écritures de réouverture des comptes, si vous utilisez Visual concept pour la première fois, une remarque s’impose, ne réouvrez pas les comptes centralisateurs clients et fournisseurs (habituellement 4000000000 4400000000) le système s’en occupe pour vous.  D’une manière générale, ne passez pas d’écriture directement dans les comptes centralisateurs.

PIECE

L'ordinateur propose le numéro de la pièce précédente + 1.

DATE

Date de l'opération diverse.  Par défaut, l'ordinateur propose la date de la dernière pièce encodée.

TYPE

Choisissez ici un type de compte:

1- S'il s'agit d'une écriture se rapportant à un client.

2- S'il s'agit d'une écriture se rapportant à un fournisseur.

3- S'il s'agit d'une écriture sur un compte général.

TVA

Cette case n'est à utiliser que dans des cas particuliers où vous êtes amené à payer de la TVA sur certains frais bancaires.

COMMENTAIRE

Ce commentaire peut être utilisé pour spécifier par exemple le numéro de la facture que vous payez à votre fournisseur ou qu'un client vous paie.

N°  COMPTE

Il s'agit du numéro ou de la référence du compte client, fournisseur ou compte général.

Utilisez les fonctions SWITCH-DEPART-RETOUR (case rouge de la boîte à outils) pour effectuer vos recherches.

SYNTAXE RAPIDE

Il est possible d'utiliser une syntaxe particulière permettant la recherche rapide d'un compte.

Si vous connaissez le début du N° de votre client ou de votre fournisseur, vous pouvez utiliser
le signe -

Exemple : le N°  est  DUPONAN  vous pouvez introduire DUP-

le système vous affiche alors le 1er compte commençant par DUP.

Si vous connaissez le début du nom du votre client, vous pouvez introduire le signe +

Exemple : le nom de votre client est DURAND PAUL, vous pouvez introduire DUR+

Cette syntaxe est utilisable avec les boutons SWITCH-DEPART-RETOUR.

DEBIT

Montant allant au débit de votre client, fournisseur ou compte général.

CREDIT

Montant allant au crédit de votre client, fournisseur ou compte général.

DEVISE

Vous avez la possibilité de saisir un montant en devise, devise que vous indiquez dans cette zone et montant que vous saisissez dans la zone suivante « Montant Devise »

MONTANT DEVISE

Lorsque vous avez choisi une devise différente de la devise de base du dossier, introduisez dans cette zone le montant en devise. Dans ce cas, le montant pourra être signé.  La contre-valeur dans la devise du dossier se placera dans le débit ou le crédit en fonction du signe choisi.

ANALYTIQUE (A)

Ce bouton vous permet de saisir l’analytique liée à une ligne d’écriture, pour autant que cela soit permit pour le compte envisagé.


1.01.04.05 SAISIES DES ECRITURES LIBRES ANALYTIQUES


 


Cet écran permet de saisir les écritures analytiques libres.  Vous pouvez choisir le plan et les comptes analytiques que vous souhaitez utiliser, tout en ayant le même total par plan.